Términos y Condiciones de Uso “OPTIMIFY”

Versión 2.1

Los presentes Términos y Condiciones regulan la contratación, acceso y utilización de OPTIMIFY, plataforma tecnológica propiedad de DIGITAL BUSINESS CENTER S.A.S.

Toda EMPRESA interesada en contratar un PLAN o servicio de OPTIMIFY deberá leer y aceptar previamente estos Términos y Condiciones. La contratación, pago, activación, renovación o utilización de OPTIMIFY implica la aceptación de las condiciones aquí establecidas.

Cuando una persona actúe en representación de una persona jurídica, declara contar con autorización y facultades suficientes para obligarla frente a DIGITAL BUSINESS CENTER S.A.S.

1. Descripción General del Software

Optimify es una plataforma tecnológica SaaS de propiedad de DIGITAL BUSINESS CENTER S.A.S., disponible mediante aplicación web, aplicaciones móviles, APIs, integraciones y demás interfaces tecnológicas que sean habilitadas.

Optimify cuenta con diferentes funcionalidades, tales como CRM para gestión de relaciones con CLIENTES, integración con WhatsApp Business Platform o WhatsApp API, chat multiagente, campañas, automatizaciones, chatbots, inteligencia artificial, agentes virtuales, almacenamiento de información, integraciones con Meta, formularios, herramientas publicitarias, llamadas de WhatsApp, funcionalidades PBX y demás módulos actuales o que puedan implementarse en el futuro.

La disponibilidad de cada módulo, funcionalidad, capacidad o integración dependerá del PLAN, servicio, capacidad o módulo contratado por cada EMPRESA.

Para efectos de estos Términos y Condiciones se aplicarán las siguientes definiciones:

EMPRESA: persona natural o persona jurídica que contrata uno o varios PLANES, módulos o servicios de OPTIMIFY. La EMPRESA es titular de la CUENTA EMPRESARIAL y responsable frente a OPTIMIFY por su utilización y por las actuaciones de los USUARIOS que autorice.

USUARIO: persona natural autorizada por la EMPRESA para utilizar OPTIMIFY en su nombre. Los USUARIOS pueden desempeñarse, según sus permisos, como administradores, supervisores, agentes, vendedores, asesores u otros perfiles disponibles. Cada USUARIO es una persona individual y requiere una licencia activa para acceder al sistema.

CLIENTE: persona natural o jurídica atendida, contactada, registrada o gestionada por una EMPRESA mediante OPTIMIFY. Comprende, según corresponda, clientes finales, prospectos, leads, contactos u otros destinatarios gestionados por la EMPRESA.

CLIENTE ACTIVO: CLIENTE con quien la EMPRESA haya tenido al menos una interacción registrada o gestionada mediante OPTIMIFY durante los últimos treinta (30) días calendario. Cada CLIENTE ACTIVO se contabiliza una sola vez dentro de dicho período, independientemente del número de interacciones que se produzcan con él.

Por ejemplo, si durante los últimos treinta (30) días una EMPRESA mantiene siete interacciones diferentes con Juan Pérez, dichas siete interacciones representan un (1) CLIENTE ACTIVO.

El cálculo de CLIENTES ACTIVOS se realiza mediante una ventana móvil de los últimos treinta (30) días y con base en los identificadores y registros disponibles técnicamente en OPTIMIFY.

Cuando técnicamente no sea posible determinar que dos registros corresponden a una misma persona, estos podrán ser contabilizados como CLIENTES diferentes.

CUENTA EMPRESARIAL: cuenta principal de OPTIMIFY perteneciente a una EMPRESA y dentro de la cual se administran el PLAN, USUARIOS, CLIENTES, configuraciones, integraciones, cuentas de WhatsApp API, CRÉDITOS, consumos y demás servicios contratados.

PLAN: conjunto de funcionalidades, capacidades, límites, licencias, consumos y condiciones contratadas por la EMPRESA.

CUENTA DE WHATSAPP API: cuenta de WhatsApp Business Platform que la EMPRESA conecta o agrega a su CUENTA EMPRESARIAL de OPTIMIFY. La cantidad permitida dependerá del PLAN contratado.

CRÉDITOS: unidades internas de consumo que la EMPRESA puede adquirir por separado para utilizar determinados servicios de OPTIMIFY, incluyendo servicios de inteligencia artificial, llamadas y demás funcionalidades cuyo consumo sea medido mediante CRÉDITOS.

Los PLANES de OPTIMIFY no incluyen CRÉDITOS como parte de la suscripción. Los CRÉDITOS deberán adquirirse separadamente mediante los mecanismos habilitados por OPTIMIFY.

Los CRÉDITOS adquiridos no caducan ni expiran por el transcurso del tiempo y se acumulan en la CUENTA EMPRESARIAL hasta ser utilizados.

La existencia de CRÉDITOS disponibles no implica que la EMPRESA tenga un PLAN activo ni genera para OPTIMIFY la obligación de conservar indefinidamente información, conversaciones, archivos, multimedia u otros datos. Las políticas de retención y eliminación de información establecidas en estos Términos son independientes de la vigencia de los CRÉDITOS.

Optimify se pone a disposición de las EMPRESAS como una herramienta tecnológica. DIGITAL BUSINESS CENTER S.A.S. no administra directamente el negocio de la EMPRESA, no determina a qué CLIENTES debe contactar, qué información puede utilizar legalmente, qué campañas debe ejecutar ni qué decisiones comerciales debe adoptar.

Las operaciones realizadas mediante OPTIMIFY serán responsabilidad de la EMPRESA y de los USUARIOS autorizados por ella.

Toda EMPRESA interesada en utilizar OPTIMIFY deberá previamente informarse sobre las características, funcionalidades y limitaciones del PLAN que desea contratar y aceptar estos Términos y Condiciones.

2. Características del Uso del Software Optimify

Para el uso de Optimify se concede a la EMPRESA que contrata un PLAN una licencia de uso no gratuita, temporal, no exclusiva, limitada al PLAN, módulos, capacidades y servicios contratados, intransferible y no sublicenciable.

La licencia otorgada a la EMPRESA permite el acceso de los USUARIOS autorizados hasta el límite establecido en su PLAN.

Cada persona que acceda a OPTIMIFY requiere su propia licencia de USUARIO.

La contratación de OPTIMIFY no transfiere a la EMPRESA ni a sus USUARIOS propiedad alguna sobre el software, código, infraestructura, diseños, algoritmos, documentación, marcas, interfaces o demás elementos de propiedad intelectual de DIGITAL BUSINESS CENTER S.A.S.

El PLAN contratado no concede capacidad técnica ilimitada. OPTIMIFY podrá aplicar límites técnicos razonables, controles de seguridad, restricciones de velocidad, colas, rate limits, medidas antiabuso u otros mecanismos necesarios para proteger la estabilidad, seguridad e integridad de la plataforma y de las demás EMPRESAS.

3. Adquisición de la Licencia de Uso Optimify

La licencia de uso podrá ser adquirida por la EMPRESA mediante la página web, dentro de OPTIMIFY, por medio del equipo comercial autorizado o mediante cualquier otro mecanismo de contratación habilitado.

La adquisición de un PLAN implica el pago del valor informado a la EMPRESA antes de efectuar la compra.

Los precios vigentes no forman parte fija de estos Términos y Condiciones y deberán consultarse en:

• la página web oficial de OPTIMIFY;

• la plataforma OPTIMIFY;

• una propuesta o cotización comercial;

• o directamente con el equipo comercial autorizado de OPTIMIFY.

Los precios podrán ser modificados para futuras contrataciones, compras, ampliaciones o renovaciones.

Los PLANES serán habilitados por el período de vigencia informado al momento de la contratación.

Cada PLAN podrá estar compuesto, entre otros, por:

• acceso a determinados módulos y funcionalidades;

• un número máximo de licencias de USUARIO;

• un número máximo de CLIENTES ACTIVOS;

• un número máximo de CUENTAS DE WHATSAPP API;

• una cantidad determinada de minutos para llamadas;

• determinada capacidad de almacenamiento;

• capacidades o límites para inteligencia artificial;

• períodos de retención de información;

• demás características establecidas para cada PLAN.

Los PLANES no incluyen CRÉDITOS. Los CRÉDITOS constituyen un servicio de consumo independiente que deberá adquirirse por separado cuando la EMPRESA requiera utilizar funcionalidades que los consuman.

Créditos

Existe un único tipo de CRÉDITO dentro de OPTIMIFY.

Los CRÉDITOS son unidades internas de consumo que la EMPRESA adquiere separadamente para utilizar determinados servicios disponibles en OPTIMIFY.

Los CRÉDITOS podrán ser utilizados en aquellas funcionalidades cuyo consumo sea expresado mediante dichas unidades, incluyendo, entre otras:

• inteligencia artificial;

• llamadas;

• procesamiento;

• otras funcionalidades de consumo que OPTIMIFY habilite.

Las equivalencias y consumos aplicables podrán variar de acuerdo con:

• servicio utilizado;

• proveedor tecnológico;

• modelo de inteligencia artificial;

• duración de llamadas;

• procesamiento requerido;

• costos tecnológicos;

• demás características del servicio.

La cantidad de CRÉDITOS requerida por cada operación será la vigente al momento de utilizarla y podrá consultarse dentro de OPTIMIFY o mediante los canales comerciales correspondientes.

Cada compra de CRÉDITOS se adicionará al saldo existente en la CUENTA EMPRESARIAL.

Los CRÉDITOS no pueden transferirse entre EMPRESAS.

Los CRÉDITOS se acumulan y no caducan.

La renovación de un PLAN, cambio de período de facturación o adquisición de nuevos CRÉDITOS no elimina ni reinicia el saldo existente.

Los CRÉDITOS permanecerán disponibles en la CUENTA EMPRESARIAL hasta que sean consumidos mediante las funcionalidades correspondientes.

Los CRÉDITOS no constituyen dinero, depósito, título valor, instrumento financiero ni moneda electrónica y, salvo disposición legal aplicable, no son convertibles en dinero ni reembolsables una vez adquiridos.

La ausencia de un PLAN activo podrá impedir temporalmente la utilización de determinados CRÉDITOS cuando la funcionalidad que los consume requiera un PLAN, módulo o servicio activo.

Mecanismo de pago

OPTIMIFY podrá procesar sus pagos mediante Wompi, Epayco, PayPal u otras pasarelas o proveedores de pago habilitados.

Cuando el pago sea procesado mediante un tercero, la EMPRESA será redirigida o utilizará los mecanismos suministrados por dicho proveedor.

Los datos financieros sensibles serán administrados de acuerdo con los mecanismos de seguridad y políticas del proveedor de pagos correspondiente. OPTIMIFY podrá almacenar únicamente la información técnica o referencias necesarias para gestionar el estado de las transacciones y futuras renovaciones cuando corresponda.

Pagos rechazados, mora y contracargos

Cuando un pago sea rechazado, reversado, desconocido, objeto de contracargo o permanezca pendiente, OPTIMIFY podrá suspender total o parcialmente el PLAN, módulos, USUARIOS o funcionalidades asociadas hasta que la situación sea regularizada.

La suspensión derivada de falta de pago, pago rechazado, fraude, contracargo o incumplimiento de una obligación económica no constituye una falla de OPTIMIFY.

La EMPRESA seguirá siendo responsable de los valores válidamente causados antes de la suspensión.

La reactivación podrá estar condicionada al pago de los valores pendientes y al cumplimiento de las condiciones comerciales vigentes.

4. Planes Optimify

Optimify comercializa diferentes PLANES que pueden incluir distintos módulos, funcionalidades, límites, licencias y capacidades.

Los PLANES no incluyen CRÉDITOS.

Cuando una funcionalidad requiera CRÉDITOS, la EMPRESA deberá adquirirlos separadamente y mantener saldo suficiente para utilizarla.

El alcance de cada PLAN será el descrito al momento de la contratación en la página web, plataforma, cotización, propuesta comercial u orden de servicio correspondiente.

El hecho de que una funcionalidad exista en OPTIMIFY, aparezca en su página web, documentación, publicidad, demostraciones, videos, tutoriales o interfaz no significa que se encuentre necesariamente incluida en todos los PLANES.

Para acceder a funcionalidades, capacidad o consumo superiores a los incluidos en su PLAN, la EMPRESA podrá, cuando se encuentre disponible:

• cambiar de PLAN;

• comprar licencias adicionales;

• adquirir CRÉDITOS;

• adquirir capacidad adicional;

• contratar módulos adicionales.

Cuando existan dudas sobre el alcance de un PLAN, la EMPRESA deberá consultar al equipo comercial o los canales oficiales de OPTIMIFY antes de realizar la compra.

Período gratuito

OPTIMIFY podrá ofrecer períodos de prueba gratuitos.

La duración, PLAN aplicable, funcionalidades, límites y condiciones de cada período gratuito serán las informadas a la EMPRESA antes de su activación.

Cuando sea necesario registrar un método de pago y el período gratuito contemple una posterior renovación o activación automática de un PLAN pago, esta condición será informada durante el proceso de contratación.

La EMPRESA podrá cancelar la continuidad o renovación utilizando los mecanismos habilitados dentro de OPTIMIFY.

Al finalizar una prueba gratuita sin que la EMPRESA contrate un PLAN, comenzará a aplicarse la política de conservación y eliminación establecida en la sección 8.

Renovación Automática

Los PLANES podrán disponer de renovación automática.

Cuando una renovación automática se encuentre habilitada, OPTIMIFY podrá procesar el pago utilizando el medio autorizado por la EMPRESA.

Las futuras renovaciones se efectuarán con las características, límites, condiciones y precios vigentes informados para el siguiente período.

Los cambios de precio no modificarán retroactivamente períodos previamente pagados.

La EMPRESA podrá cancelar futuras renovaciones antes de que se procese el siguiente cobro utilizando los mecanismos habilitados por OPTIMIFY.

La renovación, cancelación o cambio de un PLAN no produce por sí sola la caducidad de los CRÉDITOS previamente adquiridos y no consumidos.

Licencias de USUARIO

Cada persona natural que utilice OPTIMIFY requiere una licencia de USUARIO.

Los administradores, supervisores, agentes y demás personas que accedan al sistema se consideran USUARIOS y requieren una licencia, salvo que expresamente se indique lo contrario para un perfil técnico específico.

Si un PLAN incluye cinco (5) USUARIOS, la EMPRESA podrá crear y mantener activos como máximo cinco (5) USUARIOS y dichos cinco USUARIOS podrán acceder simultáneamente al sistema, sujetos a los controles de sesión y seguridad de OPTIMIFY.

Una EMPRESA no podrá crear o mantener activos más USUARIOS de los permitidos por su PLAN.

Las credenciales de un USUARIO corresponden a una persona individual y no deberán compartirse entre varias personas con el propósito de evadir los límites de licenciamiento.

OPTIMIFY podrá utilizar controles técnicos razonables relacionados con sesiones, dispositivos, conexiones, direcciones IP u otros indicadores para prevenir fraude, accesos no autorizados, abuso o evasión de licencias.

CLIENTES ACTIVOS

Cada PLAN podrá establecer una cantidad máxima de CLIENTES ACTIVOS.

Se considera CLIENTE ACTIVO cada CLIENTE con quien exista al menos una interacción durante los últimos treinta (30) días.

Un mismo CLIENTE será contabilizado una sola vez dentro de dicho período, independientemente de que haya recibido o enviado múltiples mensajes, participado en varias conversaciones, realizado llamadas o tenido otras interacciones.

Cuando un CLIENTE complete treinta (30) días sin nuevas interacciones, podrá dejar de contabilizarse como CLIENTE ACTIVO hasta que se genere una nueva interacción.

Si la EMPRESA alcanza el límite de CLIENTES ACTIVOS de su PLAN, OPTIMIFY podrá restringir operaciones relacionadas con nuevos CLIENTES o solicitar una ampliación de capacidad, cambio de PLAN o contratación adicional.

CUENTAS DE WHATSAPP API

Cada PLAN podrá establecer el número máximo de CUENTAS DE WHATSAPP API que la EMPRESA puede agregar y mantener conectadas simultáneamente.

Cuando se alcance dicho límite, la EMPRESA deberá retirar una cuenta existente, ampliar su PLAN o contratar capacidad adicional, cuando esta opción se encuentre disponible.

Minutos para llamadas

Los PLANES podrán incluir o permitir utilizar una cantidad determinada de minutos para servicios de llamadas de WhatsApp o PBX.

Salvo que las condiciones del PLAN indiquen algo diferente, tanto las llamadas entrantes como las llamadas salientes podrán consumir minutos.

Cuando se hayan consumido los minutos disponibles conforme al PLAN o modalidad correspondiente, los minutos adicionales podrán ser descontados automáticamente del saldo de CRÉDITOS de la CUENTA EMPRESARIAL, conforme a la equivalencia vigente.

La EMPRESA autoriza expresamente que OPTIMIFY descuente automáticamente los CRÉDITOS requeridos para mantener el servicio de llamadas cuando exista saldo suficiente.

Cuando no exista disponibilidad suficiente de minutos ni CRÉDITOS, OPTIMIFY podrá restringir la realización o recepción de nuevas llamadas que requieran dicho consumo hasta que la EMPRESA adquiera CRÉDITOS o capacidad suficiente.

El consumo de minutos o CRÉDITOS de OPTIMIFY es independiente de cualquier tarifa que Meta, WhatsApp u otro proveedor pueda cobrar directamente a la EMPRESA.

Medición del consumo de llamadas

El consumo de llamadas será determinado con base en los registros técnicos generados por OPTIMIFY y por los proveedores tecnológicos involucrados.

OPTIMIFY podrá utilizar unidades mínimas de medición, reglas de redondeo, criterios de inicio y finalización de llamada y demás parámetros técnicos publicados dentro de la plataforma o informados para el servicio.

Dichas reglas podrán actualizarse para operaciones futuras cuando cambien las condiciones técnicas o comerciales del servicio.

Los registros técnicos de OPTIMIFY constituirán la referencia operativa para determinar el consumo, salvo que se compruebe un error técnico.

Acumulación y vigencia de los CRÉDITOS

Existe un único saldo de CRÉDITOS por CUENTA EMPRESARIAL.

Todos los CRÉDITOS adquiridos por la EMPRESA se adicionarán a dicho saldo.

Los CRÉDITOS:

• se adquieren separadamente de los PLANES;

• no forman parte de la suscripción mensual;

• se acumulan con cada nueva compra;

• no caducan;

• no expiran al finalizar un mes;

• no se reinician con una renovación;

• permanecen disponibles hasta ser consumidos.

Los CRÉDITOS serán descontados automáticamente a medida que la EMPRESA o sus USUARIOS utilicen funcionalidades sujetas a consumo.

El saldo registrado por OPTIMIFY constituirá la referencia operativa para determinar la cantidad de CRÉDITOS disponibles, salvo que se demuestre un error técnico.

5. USUARIOS y Perfiles de Optimify

Se define como USUARIO exclusivamente a la persona natural autorizada por una EMPRESA para acceder a OPTIMIFY y utilizar sus funcionalidades en nombre de dicha EMPRESA.

Una EMPRESA no se considera un USUARIO. La EMPRESA es la titular de la CUENTA EMPRESARIAL y quien contrata el PLAN.

Un CLIENTE tampoco se considera un USUARIO. El CLIENTE es la persona atendida, gestionada o contactada por la EMPRESA.

Los perfiles de USUARIO podrán incluir:

Perfil Empresa / Administrador Principal

Corresponde al perfil de USUARIO con el mayor nivel de permisos dentro de una CUENTA EMPRESARIAL.

Aunque dentro de la interfaz pueda denominarse “Perfil Empresa”, dicho perfil corresponde jurídicamente a una persona natural que actúa como USUARIO autorizado por la EMPRESA.

Este perfil podrá realizar, según las funcionalidades disponibles:

• administrar el PLAN;

• administrar USUARIOS;

• adquirir servicios;

• adquirir CRÉDITOS;

• modificar configuraciones;

• gestionar información;

• eliminar información;

• administrar integraciones;

• gestionar la CUENTA EMPRESARIAL.

La EMPRESA deberá limitar este perfil exclusivamente a personas expresamente autorizadas.

CUENTA EMPRESARIAL

Es la cuenta principal perteneciente a una persona natural o jurídica que contrata los servicios de OPTIMIFY.

A dicha CUENTA EMPRESARIAL podrán agregarse USUARIOS hasta el límite permitido por el PLAN.

Perfil Supervisor

Los USUARIOS con perfil Supervisor podrán disponer de permisos especiales de administración, supervisión, gestión de equipos y demás capacidades habilitadas por la EMPRESA.

El acceso de un Supervisor implica que la EMPRESA lo ha autorizado para actuar dentro de su CUENTA EMPRESARIAL.

La EMPRESA será responsable de supervisar su actuación y retirar inmediatamente el acceso cuando deje de estar autorizado.

Perfil Agente

Los USUARIOS con perfil Agente podrán utilizar las funcionalidades habilitadas para atención, gestión de CLIENTES, comunicaciones y demás actividades autorizadas por la EMPRESA.

La EMPRESA será responsable de los permisos concedidos y de las actuaciones realizadas dentro de su CUENTA EMPRESARIAL por sus USUARIOS.

Cada administrador, supervisor o agente requiere una licencia de USUARIO activa.

6. Formularios de Registro Usados por Optimify

Son los formatos utilizados por Optimify para permitir la creación de CUENTAS EMPRESARIALES, registro de USUARIOS, aceptación de Términos y Condiciones, aceptación de políticas de protección de datos, contratación de servicios y recepción de peticiones, quejas o reclamos.

Cuando OPTIMIFY recolecte directamente información personal de representantes o USUARIOS se aplicará su Política de Tratamiento de Datos Personales.

7. Habilitación y Terminación de la Licencia de Uso

Los PLANES contratados por la EMPRESA habilitarán el uso de Optimify una vez se cumplan las condiciones de pago, activación y validación aplicables.

La licencia permanecerá activa durante el período contratado.

Cuando exista renovación automática y esta permanezca habilitada, el PLAN podrá renovarse conforme a las características, límites, condiciones y precios vigentes informados para el siguiente período.

La EMPRESA podrá desactivar la renovación automática mediante los mecanismos disponibles.

La CUENTA EMPRESARIAL y los servicios contratados permanecerán activos durante el período pagado independientemente de la utilización efectiva que la EMPRESA o sus USUARIOS realicen de OPTIMIFY.

Los CRÉDITOS previamente adquiridos por la EMPRESA no caducan por la renovación o terminación de un período mensual. Su utilización estará sujeta a que la CUENTA EMPRESARIAL y las funcionalidades correspondientes se encuentren disponibles para su uso.

Ausencia de un PLAN activo

Cuando finalice un PLAN, período gratuito o licencia y la EMPRESA no contrate o renueve un PLAN, OPTIMIFY podrá suspender inmediatamente el acceso a funcionalidades, USUARIOS, integraciones y datos.

Si transcurren treinta (30) días calendario sin que la EMPRESA contrate o reactive un PLAN, la información operativa almacenada en OPTIMIFY será susceptible de eliminación automática e irreversible conforme a la sección 8.

La existencia de CRÉDITOS disponibles no extiende dicho período de conservación.

8. Información guardada por la EMPRESA en Optimify

Naturaleza del almacenamiento

OPTIMIFY proporciona almacenamiento como una funcionalidad auxiliar para la operación de los servicios contratados.

OPTIMIFY no constituye un servicio de archivo permanente, custodia documental, backup histórico indefinido ni repositorio destinado a garantizar la conservación permanente de la información de la EMPRESA.

La EMPRESA es responsable de determinar qué información necesita conservar por razones comerciales, administrativas, regulatorias, probatorias o legales y de mantener copias externas independientes cuando sea necesario.

Eliminación cuando la EMPRESA no tiene un PLAN

Cuando finalice un PLAN, licencia o período gratuito y la EMPRESA no contrate, renueve o reactive un PLAN, OPTIMIFY podrá restringir inmediatamente el acceso a sus datos y funcionalidades.

Transcurridos treinta (30) días calendario sin un PLAN activo, los datos operativos de la EMPRESA almacenados en OPTIMIFY podrán ser eliminados de forma automática, definitiva e irreversible.

Dicha información podrá incluir, entre otros:

• CLIENTES;

• conversaciones;

• historiales;

• mensajes;

• notas;

• tareas;

• oportunidades;

• archivos;

• documentos;

• imágenes;

• videos;

• audios;

• grabaciones;

• multimedia;

• configuraciones;

• datos derivados de integraciones;

• demás información operativa.

Una vez eliminada, la información no podrá recuperarse.

OPTIMIFY no tendrá la obligación de reconstruir, restaurar o recuperar información que haya sido eliminada conforme a esta política.

La EMPRESA deberá realizar las exportaciones, descargas o copias de seguridad que considere necesarias antes de perder su PLAN activo o antes de cumplirse el plazo de treinta (30) días.

La existencia de CRÉDITOS no utilizados no suspende, modifica ni amplía esta política de eliminación.

Períodos de retención según el PLAN

Cada PLAN, módulo, tipo de archivo o funcionalidad podrá tener un período específico de retención de información.

Estos períodos podrán aplicar particularmente a:

• historial de conversaciones;

• mensajes;

• multimedia;

• imágenes;

• documentos;

• audios;

• videos;

• grabaciones de llamadas;

• registros técnicos;

• logs;

• archivos temporales;

• otros contenidos.

Los períodos de retención aplicables serán los informados en el PLAN, dentro de OPTIMIFY, en documentación de la funcionalidad o mediante los canales oficiales.

Una vez se cumpla el período de retención correspondiente, OPTIMIFY podrá eliminar automáticamente la información afectada en cualquier momento y sin necesidad de emitir una notificación individual antes de cada eliminación.

Una vez eliminada, dicha información podrá ser irrecuperable.

Historial de conversaciones y multimedia

La EMPRESA reconoce expresamente que el historial de conversaciones y la multimedia almacenada en OPTIMIFY no tienen garantía de conservación permanente.

Dependiendo del PLAN, módulo, capacidad disponible y política de retención aplicable, conversaciones, mensajes, imágenes, audios, videos, documentos y demás archivos podrán ser eliminados automáticamente una vez hayan cumplido su período de retención.

La EMPRESA deberá anticiparse a esta eliminación y descargar, exportar o conservar por otros medios la información que necesite mantener.

La EMPRESA no deberá utilizar OPTIMIFY como único repositorio de información cuya pérdida pueda afectar obligaciones legales, probatorias, contractuales o comerciales.

Exceso del límite de almacenamiento

Cada PLAN podrá establecer una capacidad máxima de almacenamiento.

La EMPRESA deberá supervisar su utilización y mantener capacidad suficiente.

Cuando la EMPRESA alcance o exceda la capacidad de almacenamiento permitida para su PLAN, OPTIMIFY podrá, sin obligación de ampliar gratuitamente dicha capacidad:

• impedir la carga de nueva información;

• restringir determinadas funcionalidades;

• solicitar una ampliación de almacenamiento o cambio de PLAN;

• aplicar las reglas de retención correspondientes;

• eliminar archivos, multimedia, conversaciones, historiales u otra información almacenada para ajustar la CUENTA EMPRESARIAL a la capacidad permitida.

La información eliminada como consecuencia de exceder los límites de almacenamiento podrá ser eliminada definitivamente y no podrá recuperarse.

La EMPRESA es responsable de evitar exceder su capacidad y de mantener copias externas de la información que necesite conservar.

OPTIMIFY no garantiza que enviará una notificación previa individual antes de cada eliminación derivada del exceso de capacidad.

Información eliminada por USUARIOS

La EMPRESA será responsable de las eliminaciones realizadas manualmente por sus USUARIOS autorizados.

OPTIMIFY no garantiza la recuperación de información eliminada por la EMPRESA o sus USUARIOS.

Respaldos técnicos

OPTIMIFY podrá mantener respaldos internos destinados a continuidad operativa, seguridad, recuperación frente a incidentes o mantenimiento de infraestructura.

Estos respaldos son mecanismos internos de OPTIMIFY y no constituyen un servicio de recuperación individual a disposición de la EMPRESA.

La existencia de respaldos técnicos no implica que OPTIMIFY pueda o deba restaurar información eliminada.

La información eliminada de los sistemas activos podrá permanecer temporalmente en respaldos técnicos hasta que estos sean rotados o eliminados conforme a los ciclos internos de seguridad y conservación.

Conservación excepcional

OPTIMIFY podrá conservar determinada información durante períodos superiores cuando resulte necesario para:

• cumplir obligaciones legales;

• atender requerimientos de autoridades;

• facturación;

• prevención de fraude;

• investigación de incidentes;

• auditoría;

• defensa judicial o administrativa;

• protección de derechos de DIGITAL BUSINESS CENTER S.A.S. o terceros.

Dicha conservación excepcional no obliga a OPTIMIFY a mantener disponible esa información para el uso ordinario de la EMPRESA.

9. Registro y Configuración de la Cuenta

La EMPRESA declara que toda información suministrada para su registro es veraz, precisa, actualizada y completa.

Cuando la EMPRESA sea una persona jurídica, deberá proporcionar la información requerida sobre su representante legal o persona autorizada.

La persona que acepte estos Términos en representación de la EMPRESA declara tener facultades suficientes para hacerlo.

OPTIMIFY podrá solicitar documentos necesarios para:

• identificar a la EMPRESA;

• validar su representación;

• prevenir fraude;

• cumplir requisitos legales;

• cumplir requisitos de Meta, WhatsApp u otros proveedores;

• prestar correctamente sus servicios.

Si la EMPRESA no puede proporcionar información veraz, verificable o suficiente, OPTIMIFY podrá rechazar, suspender o limitar su registro o determinadas funcionalidades.

La EMPRESA es responsable de mantener seguras las credenciales de sus USUARIOS.

Cada USUARIO será responsable de proteger su contraseña y la EMPRESA será responsable de administrar los accesos otorgados.

La EMPRESA deberá notificar inmediatamente cualquier uso no autorizado, incidente de seguridad o acceso sospechoso.

OPTIMIFY podrá suspender preventivamente sesiones, USUARIOS, APIs, integraciones, tokens o una CUENTA EMPRESARIAL cuando detecte un riesgo razonable para la seguridad.

10. Reversión del Pago

La reversión del pago se tramitará cuando resulte legalmente procedente, incluyendo casos de fraude o transacciones no solicitadas, de acuerdo con la legislación colombiana vigente.

La persona titular del medio de pago deberá presentar la reclamación dentro del término legal aplicable y aportar la información y documentación necesaria.

Cuando corresponda, también deberá presentar la reclamación ante las entidades financieras o participantes del proceso de pago involucrados.

La solicitud deberá remitirse a los canales de NOTIFICACIONES establecidos en estos Términos y Condiciones.

La presentación de un contracargo o reclamación no autorizada sobre una operación legítimamente realizada podrá dar lugar a la suspensión preventiva de servicios mientras se verifica la transacción.

11. Derecho de Retracto

Cuando conforme a la legislación colombiana resulte aplicable el derecho de retracto, la EMPRESA o consumidor que tenga derecho a ejercerlo podrá hacerlo dentro del término establecido legalmente.

El derecho de retracto estará sujeto a las excepciones previstas en la legislación vigente.

Entre dichas excepciones podrán encontrarse los contratos de prestación de servicios cuya ejecución haya comenzado con el acuerdo del consumidor cuando legalmente resulte aplicable dicha excepción.

La contratación, activación y utilización inmediata del software, configuración de módulos, creación de registros, utilización de CRÉDITOS o inicio efectivo de servicios será analizada conforme a las normas vigentes para determinar la procedencia o no del retracto en cada caso.

Nada de lo establecido en estos Términos pretende limitar derechos que una norma imperativa reconozca a un consumidor.

12. Responsabilidad por contenido e información en Optimify

La EMPRESA será responsable de toda información, archivos, mensajes, textos, imágenes, videos, audios, campañas y demás contenidos incorporados, enviados, almacenados o procesados mediante su CUENTA EMPRESARIAL.

Está prohibido utilizar OPTIMIFY para almacenar, transmitir o promover contenidos ilegales o relacionados con actividades delictivas, explotación sexual de menores, fraude, suplantación, discriminación ilícita, lavado de activos, tráfico ilegal, violaciones de propiedad intelectual o cualquier otra actividad prohibida por la legislación aplicable.

OPTIMIFY podrá investigar denuncias, restringir contenidos o suspender CUENTAS EMPRESARIALES cuando existan indicios razonables de incumplimiento.

Está prohibido utilizar OPTIMIFY para realizar SPAM o comunicaciones no autorizadas.

La EMPRESA deberá contar con las autorizaciones, consentimientos, opt-ins o demás fundamentos jurídicos requeridos para contactar a sus CLIENTES.

Comunicaciones comerciales, horarios, canales y exclusiones

Cuando la EMPRESA utilice OPTIMIFY para efectuar:

• llamadas;

• WhatsApp;

• SMS;

• correo electrónico;

• mensajes mediante aplicaciones;

• campañas;

• comunicaciones publicitarias;

• cobranza;

• remarketing;

• comunicaciones automatizadas;

será responsabilidad exclusiva de la EMPRESA determinar si la comunicación está legalmente permitida.

La EMPRESA deberá verificar y cumplir, cuando corresponda:

• autorizaciones del CLIENTE;

• Registro de Números Excluidos o sistemas equivalentes;

• solicitudes de exclusión u opt-out;

• canales autorizados;

• horarios permitidos;

• frecuencia o periodicidad;

• finalidades autorizadas;

• restricciones específicas aplicables a su sector;

• legislación del país en el cual se encuentre el CLIENTE.

La disponibilidad técnica de una función de envío, llamada, campaña o automatización no significa que OPTIMIFY haya determinado que la comunicación es jurídicamente permitida.

Salvo que una funcionalidad específica indique expresamente lo contrario, OPTIMIFY no verifica automáticamente la inscripción de cada CLIENTE en registros de exclusión ni determina si una comunicación concreta cumple los horarios, finalidades o requisitos legales aplicables.

La EMPRESA deberá implementar y respetar procedimientos para dejar de contactar a aquellas personas que soliciten no recibir comunicaciones cuando legalmente corresponda.

La EMPRESA deberá igualmente garantizar que sus USUARIOS cumplan estas obligaciones.

13. Responsabilidad por el Manejo de Datos Personales

La EMPRESA será responsable de los datos personales correspondientes a sus CLIENTES, prospectos, proveedores, trabajadores y demás terceros cuya información incorpore o procese mediante OPTIMIFY.

La EMPRESA determinará, de acuerdo con la legislación aplicable:

• qué información recolecta;

• para qué finalidades;

• durante cuánto tiempo;

• a quién contacta;

• con quién comparte la información;

• qué autorizaciones requiere.

La EMPRESA actuará como responsable del tratamiento cuando determine las finalidades y medios esenciales del tratamiento de los datos de sus CLIENTES u otros titulares.

Cuando OPTIMIFY procese datos siguiendo las instrucciones de la EMPRESA para prestarle sus servicios tecnológicos, DIGITAL BUSINESS CENTER S.A.S. actuará, cuando jurídicamente corresponda, como encargado o proveedor tecnológico del tratamiento.

La EMPRESA será responsable de:

• obtener las autorizaciones requeridas;

• informar las finalidades;

• mantener evidencia del consentimiento;

• atender los derechos de los titulares;

• garantizar la legalidad de sus bases de datos;

• determinar los períodos de conservación que legalmente le correspondan;

• cumplir las normas aplicables.

Instrucción de tratamiento

Al utilizar OPTIMIFY, la EMPRESA instruye a DIGITAL BUSINESS CENTER S.A.S., dentro de la medida necesaria para prestar los servicios contratados, para realizar operaciones técnicas como:

• recepción;

• almacenamiento;

• organización;

• consulta;

• transmisión;

• envío;

• procesamiento;

• clasificación;

• copia técnica;

• respaldo;

• eliminación;

• demás operaciones necesarias para ejecutar las funcionalidades habilitadas.

OPTIMIFY procesará dicha información para prestar, proteger, mantener y operar los servicios contratados y para cumplir obligaciones legales aplicables.

Subproveedores y subencargados

La EMPRESA reconoce que la operación de OPTIMIFY puede requerir proveedores especializados de:

• infraestructura cloud;

• almacenamiento;

• seguridad;

• inteligencia artificial;

• mensajería;

• Meta y WhatsApp;

• comunicaciones;

• correo;

• analítica;

• procesamiento;

• soporte;

• pagos;

• demás servicios tecnológicos.

La EMPRESA autoriza a OPTIMIFY a utilizar dichos proveedores en la medida necesaria para prestar los servicios contratados.

OPTIMIFY procurará que los proveedores que traten datos personales por su cuenta estén sujetos a obligaciones de protección, confidencialidad y seguridad correspondientes a su función.

Transmisión y procesamiento internacional

La EMPRESA reconoce que determinados proveedores tecnológicos pueden operar infraestructura ubicada fuera de Colombia.

Cuando jurídicamente corresponda, la EMPRESA instruye y autoriza a OPTIMIFY para realizar las transmisiones nacionales o internacionales de datos necesarias para prestar el servicio mediante proveedores tecnológicos.

La EMPRESA será responsable de contar con las autorizaciones, avisos, contratos u otros fundamentos jurídicos que le correspondan como responsable del tratamiento.

Datos sensibles y datos de menores

La disponibilidad técnica de campos, CRM, formularios, IA u otras funcionalidades no constituye autorización para almacenar cualquier clase de información.

La EMPRESA será responsable de determinar si puede legalmente procesar:

• datos sensibles;

• información biométrica;

• información de salud;

• información financiera;

• datos de niños, niñas o adolescentes;

• categorías de datos sujetas a regulación especial.

La EMPRESA deberá abstenerse de incorporar dicha información cuando no cuente con fundamento jurídico suficiente.

Incidentes de seguridad

La EMPRESA deberá informar a OPTIMIFY sin demora indebida cuando tenga conocimiento de:

• accesos no autorizados;

• pérdida de credenciales;

• malware;

• compromiso de dispositivos;

• filtraciones;

• extracción indebida de información;

• uso fraudulento;

• cualquier otro incidente relacionado con su CUENTA EMPRESARIAL.

OPTIMIFY podrá adoptar medidas de contención, incluyendo bloqueo de sesiones, credenciales, integraciones, APIs o accesos.

Cada parte será responsable de cumplir las obligaciones de notificación, información, cooperación o reporte que legalmente le correspondan de acuerdo con su rol.

La disponibilidad técnica de una funcionalidad no significa que OPTIMIFY garantice que su utilización sea legal para cualquier EMPRESA, actividad, CLIENTE, industria o jurisdicción.

14. Servicios Prestados por Optimify

Optimify pondrá a disposición de las EMPRESAS las funcionalidades correspondientes al PLAN, módulos y servicios contratados.

Toda operación realizada mediante OPTIMIFY deberá ser supervisada por la EMPRESA y sus USUARIOS.

El software puede presentar errores, retrasos, interrupciones o resultados inesperados.

La EMPRESA deberá reportar oportunamente cualquier anomalía y adoptar medidas razonables para validar las operaciones críticas de su negocio.

Servicio de Integración y Uso de WhatsApp API

Optimify permite la integración con WhatsApp Business Platform para que las EMPRESAS puedan administrar determinadas comunicaciones de WhatsApp mediante OPTIMIFY.

WhatsApp Business Platform es un servicio perteneciente a Meta y/o WhatsApp y se encuentra sujeto a sus propios términos, condiciones, políticas, restricciones y tarifas.

La EMPRESA deberá consultar, conocer y cumplir permanentemente:

• Términos de Meta;

• Términos de WhatsApp;

• políticas de WhatsApp Business;

• políticas comerciales;

• políticas de mensajería;

• requisitos de consentimiento;

• categorías y reglas de plantillas;

• límites de mensajería;

• requisitos de calidad;

• restricciones sobre bienes, servicios y contenidos;

• demás políticas vigentes.

La EMPRESA es responsable de cumplir dichas políticas y de garantizar que sus USUARIOS también las cumplan.

Meta y WhatsApp podrán modificar sus políticas, funcionalidades, límites, tarifas o requisitos independientemente de OPTIMIFY.

Los cargos de WhatsApp o Meta serán independientes del precio del PLAN de Optimify cuando así corresponda y deberán ser asumidos por la EMPRESA conforme a las condiciones del proveedor.

Cuando OPTIMIFY comunique comercialmente un “0% de comisión” sobre mensajería, ello significa que OPTIMIFY no adiciona una comisión propia al valor que corresponda pagar directamente a Meta bajo las condiciones de dicha oferta. No significa que los mensajes o servicios de Meta sean gratuitos.

La EMPRESA deberá conceder a OPTIMIFY los permisos técnicamente necesarios para realizar la integración.

Los mensajes estarán limitados tanto por las capacidades contratadas en Optimify como por los límites establecidos por Meta o WhatsApp.

La EMPRESA deberá realizar pruebas antes de ejecutar campañas o automatizaciones.

AVISO LEGAL, ASUNCIÓN DE RIESGO Y LIMITACIÓN DE RESPONSABILIDAD – USO DE WHATSAPP BUSINESS API

APLICABILIDAD Y ROLES

Para este apartado:

• la EMPRESA es la persona natural o jurídica titular de la CUENTA EMPRESARIAL y responsable de la integración;

• los USUARIOS son las personas naturales autorizadas por la EMPRESA para utilizar OPTIMIFY;

• los CLIENTES son los destinatarios finales de las comunicaciones de la EMPRESA.

La EMPRESA asume la responsabilidad de capacitar, instruir y supervisar a sus USUARIOS.

INTERMEDIACIÓN Y SERVICIOS DE TERCEROS

Optimify actúa como proveedor tecnológico para facilitar la integración con WhatsApp Business Platform.

El servicio de WhatsApp es suministrado y controlado por terceros, principalmente Meta y WhatsApp.

OPTIMIFY no controla sus sistemas automatizados, revisiones, políticas, decisiones operativas o procedimientos internos.

DISPONIBILIDAD Y DECISIONES DE META O WHATSAPP

Meta o WhatsApp podrán aprobar, rechazar, restringir, limitar, suspender o cerrar cuentas, números, plantillas o funcionalidades conforme a sus políticas.

OPTIMIFY no controla dichas decisiones ni puede garantizar su reversión.

Cuando se encuentre disponible, OPTIMIFY podrá prestar asistencia para procesos de soporte, revisión o apelación, sin garantizar su resultado.

RESPONSABILIDAD INTERNA POR USUARIOS

La EMPRESA será responsable por las actuaciones realizadas por sus USUARIOS.

El incumplimiento de políticas por un administrador, supervisor, agente u otro USUARIO podrá generar restricciones sobre la CUENTA EMPRESARIAL, cuentas de WhatsApp u otros servicios.

PRÁCTICAS PROHIBIDAS

Se encuentran prohibidas, entre otras:

1. enviar mensajes sin consentimiento u opt-in válido cuando sea requerido;

2. realizar spam;

3. utilizar bases de datos sin autorización;

4. clasificar engañosamente plantillas;

5. utilizar plantillas fraudulentas o engañosas;

6. intentar evadir decisiones de Meta;

7. utilizar frecuencias abusivas de comunicación;

8. transmitir contenido fraudulento;

9. promover actividades prohibidas;

10. suplantar personas o marcas;

11. vulnerar derechos de terceros;

12. manipular métricas;

13. realizar cualquier práctica contraria a las políticas aplicables de Meta, WhatsApp u OPTIMIFY.

Este listado es ejemplificativo y no limitativo.

ASUNCIÓN DE RIESGO

La EMPRESA reconoce que la integración depende parcialmente de infraestructura y servicios pertenecientes a Meta, WhatsApp y otros proveedores.

Las fallas, cambios de políticas, restricciones o decisiones atribuibles directamente a dichos terceros no se encuentran bajo el control de OPTIMIFY.

LIMITACIÓN DE RESPONSABILIDAD RESPECTO DE TERCEROS

En la máxima medida permitida por la legislación aplicable, OPTIMIFY no será responsable por pérdidas derivadas directamente de decisiones, bloqueos, restricciones, cambios o fallas atribuibles a Meta, WhatsApp u otros proveedores externos sobre los cuales DIGITAL BUSINESS CENTER S.A.S. no tenga control.

Lo anterior no pretende excluir responsabilidades que legalmente correspondan directamente a DIGITAL BUSINESS CENTER S.A.S. y no puedan ser limitadas contractualmente.

Servicio de WhatsApp Calling y PBX

Determinados PLANES podrán incluir funcionalidades para recibir o realizar llamadas mediante WhatsApp Business Platform y herramientas PBX de OPTIMIFY.

Dependiendo del PLAN contratado, podrán estar disponibles funcionalidades tales como:

• llamadas entrantes;

• llamadas salientes;

• horarios de atención;

• audios de bienvenida;

• equipos;

• colas;

• usuarios o extensiones;

• transferencias;

• registros;

• grabaciones;

• demás herramientas de gestión de llamadas.

La disponibilidad de estas funcionalidades dependerá del PLAN, del saldo o capacidad disponible y de las condiciones técnicas de Meta, WhatsApp y demás proveedores involucrados.

Tanto las llamadas entrantes como las salientes podrán consumir MINUTOS DE LLAMADAS de acuerdo con las condiciones vigentes del PLAN.

Cuando corresponda, el consumo adicional de llamadas podrá descontarse automáticamente del saldo acumulado de CRÉDITOS disponible en la CUENTA EMPRESARIAL.

Cuando no existan minutos o CRÉDITOS suficientes, OPTIMIFY podrá restringir las llamadas hasta que exista capacidad disponible.

Los cargos que Meta o WhatsApp puedan establecer por el servicio de llamadas son independientes de los consumos internos de OPTIMIFY y estarán sujetos a las políticas del tercero.

La calidad y disponibilidad de las llamadas puede depender de:

• conexión a Internet;

• navegador;

• dispositivo;

• micrófono;

• permisos;

• red;

• disponibilidad de Meta o WhatsApp;

• infraestructura de comunicaciones.

OPTIMIFY no garantiza que cada llamada pueda establecerse, mantenerse o completarse sin interrupciones.

Servicio PBX y comunicaciones de emergencia

OPTIMIFY, su PBX y las funcionalidades de WhatsApp Calling no constituyen un servicio de telefonía de emergencia.

La EMPRESA y sus USUARIOS no deberán utilizar OPTIMIFY como único mecanismo para contactar policía, bomberos, ambulancias, servicios médicos de emergencia u otras autoridades o servicios críticos.

OPTIMIFY no garantiza localización del llamante, disponibilidad permanente ni conexión con números de emergencia.

Autorizaciones para llamadas salientes

Cuando WhatsApp, Meta o la legislación aplicable requieran autorización previa del CLIENTE para que la EMPRESA pueda iniciar una llamada, será responsabilidad de la EMPRESA obtener dicha autorización.

OPTIMIFY podrá proporcionar herramientas para solicitar o registrar técnicamente el permiso, pero la disponibilidad de dichas herramientas no sustituye la responsabilidad de la EMPRESA de cumplir las políticas y normas aplicables.

Grabación de llamadas

Cuando el PLAN permita grabaciones, será decisión de la EMPRESA habilitar y utilizar dicha funcionalidad.

La EMPRESA es responsable de determinar si legalmente puede grabar una llamada y de:

• informar al CLIENTE cuando corresponda;

• obtener las autorizaciones necesarias;

• informar la finalidad;

• controlar quién puede acceder a la grabación;

• atender los derechos de los titulares;

• conservar la grabación únicamente durante el período permitido.

OPTIMIFY podrá proporcionar herramientas, configuraciones o mensajes destinados a facilitar este proceso, pero ello no sustituye las obligaciones legales de la EMPRESA.

Las grabaciones podrán tener períodos específicos y reducidos de retención.

Cumplido el período correspondiente, las grabaciones podrán ser eliminadas automáticamente y no podrán recuperarse.

La EMPRESA deberá descargar oportunamente aquellas grabaciones que necesite conservar.

Servicios de Inteligencia Artificial y Agentes Virtuales

Optimify podrá ofrecer funcionalidades basadas en inteligencia artificial propias o de terceros.

Estas funcionalidades pueden permitir:

• utilizar distintos modelos de IA;

• configurar agentes;

• incorporar información de entrenamiento;

• gestionar conversaciones;

• generar respuestas;

• transferir conversaciones a USUARIOS humanos;

• analizar o clasificar información;

• ejecutar automatizaciones.

Las funcionalidades de inteligencia artificial podrán consumir CRÉDITOS.

Los CRÉDITOS necesarios para utilizar estas funcionalidades deberán ser adquiridos separadamente por la EMPRESA y no forman parte de los PLANES.

La cantidad de CRÉDITOS consumidos podrá depender de:

• modelo seleccionado;

• cantidad de información;

• duración de conversaciones;

• mensajes;

• tokens;

• procesamiento;

• entrenamiento;

• proveedor tecnológico;

• tarifa de consumo vigente.

La EMPRESA será responsable de supervisar su saldo acumulado de CRÉDITOS.

Cuando el saldo no sea suficiente, OPTIMIFY podrá impedir o restringir temporalmente las operaciones de inteligencia artificial que requieran CRÉDITOS.

Datos enviados a proveedores de Inteligencia Artificial

Al activar una funcionalidad que utilice un proveedor externo de IA, la EMPRESA instruye a OPTIMIFY para transmitir al proveedor la información técnicamente necesaria para procesar la operación solicitada.

Esta información podrá incluir, según la funcionalidad:

• prompts;

• mensajes;

• conversaciones;

• archivos;

• documentos;

• información de CLIENTES;

• instrucciones;

• contexto;

• información cargada por la EMPRESA.

La EMPRESA será responsable de determinar que cuenta con autorización y fundamento jurídico suficiente para realizar dicho tratamiento.

La EMPRESA deberá evitar incorporar datos sensibles, secretos, información regulada o información de terceros cuando no exista autorización o necesidad suficiente.

Responsabilidad sobre la configuración de IA

La EMPRESA será responsable de:

• configurar los agentes;

• proporcionar información correcta y autorizada;

• comprobar que tiene derechos sobre los datos utilizados;

• realizar pruebas;

• supervisar las respuestas;

• decidir cuándo permite funcionamiento automático;

• establecer mecanismos de transferencia a una persona cuando resulte necesario.

La inteligencia artificial puede generar contenido incorrecto, incompleto, impreciso, desactualizado, inapropiado o inesperado.

Cuando la EMPRESA active respuestas automáticas, dichas respuestas serán enviadas en nombre de la EMPRESA.

Decisiones automatizadas

La EMPRESA deberá evaluar cuándo una decisión automatizada requiere revisión humana.

La EMPRESA no deberá depender exclusivamente de OPTIMIFY o de inteligencia artificial para adoptar decisiones que puedan producir efectos jurídicos o consecuencias significativas para una persona sin determinar previamente las obligaciones legales aplicables.

Las acciones realizadas automáticamente con base en configuraciones de la EMPRESA se considerarán ejecutadas por cuenta de dicha EMPRESA.

Uso de Chatbots y Automatización de Conversaciones

Optimify podrá proporcionar funcionalidades para crear chatbots, automatizaciones y flujos conversacionales.

Los chatbots funcionan a partir de configuraciones, reglas, información y modelos seleccionados por la EMPRESA.

La EMPRESA será responsable de:

• diseñar los flujos;

• configurar las reglas;

• definir contenidos;

• establecer disparadores;

• probar los flujos;

• verificar las políticas aplicables;

• establecer mecanismos de transferencia a atención humana.

Un chatbot puede producir respuestas inesperadas o interpretar incorrectamente la intención de un CLIENTE.

Todo mensaje enviado automáticamente desde una CUENTA EMPRESARIAL se entenderá enviado por la EMPRESA.

Servicio de CRM seguimiento de CLIENTES

El CRM permite a la EMPRESA y sus USUARIOS gestionar centralizadamente CLIENTES, contactos, oportunidades, tareas, etiquetas, estados, seguimientos y demás información comercial.

Los recordatorios y demás herramientas de CRM constituyen mecanismos tecnológicos de apoyo.

La EMPRESA deberá supervisar sus operaciones y reportar cualquier inconsistencia que detecte.

El CRM no sustituye los controles administrativos, comerciales o legales internos de la EMPRESA.

Servicio de Almacenamiento

El almacenamiento podrá comprender:

• información de CLIENTES;

• imágenes;

• documentos;

• audios;

• videos;

• conversaciones;

• historiales;

• grabaciones;

• multimedia;

• datos y metadatos.

Cada PLAN podrá disponer de una capacidad y período de retención específicos.

La EMPRESA deberá mantener un PLAN adecuado a sus necesidades.

El servicio de almacenamiento estará sujeto íntegramente a las políticas establecidas en la sección 8.

La EMPRESA reconoce que conversaciones, multimedia, grabaciones y demás archivos pueden ser eliminados conforme a la capacidad y período de retención de su PLAN y deberá mantener copias externas cuando necesite conservarlos.

Servicio de Conexión con Fanpages y Meta

Optimify podrá conectarse con páginas, cuentas y demás activos de Meta configurados por la EMPRESA.

La EMPRESA deberá contar con autorización y permisos suficientes sobre los activos que pretenda conectar.

Las integraciones dependerán de los protocolos, APIs y permisos establecidos por Meta.

La EMPRESA podrá finalizar determinadas integraciones mediante OPTIMIFY o mediante las herramientas proporcionadas por Meta, según corresponda.

Formularios de Meta y Leads

Determinados PLANES podrán permitir la recepción o sincronización de CLIENTES o leads provenientes de formularios publicitarios de Meta.

La EMPRESA es responsable de:

• tener autorización sobre el activo de Meta;

• configurar correctamente sus formularios;

• proporcionar sus políticas y avisos de privacidad;

• establecer las finalidades del tratamiento;

• obtener las autorizaciones necesarias.

El hecho de que un CLIENTE complete un formulario no significa automáticamente que haya autorizado cualquier tipo de comunicación futura.

La EMPRESA deberá determinar las comunicaciones que puede realizar legítimamente.

Meta Conversions API — CAPI

Determinados PLANES podrán permitir el envío de eventos o información a Meta mediante Conversions API u otras tecnologías equivalentes.

La EMPRESA determinará:

• si activa la integración;

• qué eventos reporta;

• qué información utiliza;

• para qué finalidad.

Al configurar la integración, la EMPRESA instruye a OPTIMIFY para ejecutar técnicamente el procesamiento o transmisión correspondiente.

La EMPRESA será responsable de disponer de las autorizaciones y fundamento jurídico necesario para compartir dicha información.

OPTIMIFY no garantiza que CAPI o cualquier herramienta publicitaria produzca:

• más ventas;

• reducción de costos;

• mayor ROAS;

• reducción del CPL o CPA;

• más conversiones;

• resultados comerciales determinados.

APIs, Webhooks e Integraciones

OPTIMIFY podrá ofrecer APIs, webhooks, tokens u otros mecanismos de integración.

La EMPRESA es responsable de:

• custodiar sus credenciales;

• proteger tokens y API keys;

• desarrollar adecuadamente sus integraciones;

• validar las operaciones automatizadas;

• evitar loops, solicitudes abusivas o uso excesivo;

• cumplir la documentación y límites técnicos vigentes.

OPTIMIFY podrá:

• establecer rate limits;

• suspender tokens;

• revocar credenciales comprometidas;

• modificar versiones;

• depreciar endpoints;

• modificar mecanismos técnicos;

• bloquear integraciones que representen riesgos de seguridad o estabilidad.

OPTIMIFY no garantiza compatibilidad perpetua con desarrollos externos realizados por la EMPRESA o terceros.

Aplicaciones móviles

Determinados servicios de OPTIMIFY podrán utilizarse mediante aplicaciones móviles.

Su funcionamiento podrá depender del sistema operativo, dispositivo, permisos, conexión a Internet, notificaciones, actualizaciones y políticas de las tiendas de aplicaciones.

No necesariamente todas las funcionalidades disponibles mediante la aplicación web estarán disponibles simultáneamente en las aplicaciones móviles o viceversa.

Funcionalidades Beta o experimentales

OPTIMIFY podrá identificar determinadas funcionalidades como beta, experimental, acceso anticipado, prueba o similar.

Estas funcionalidades podrán:

• presentar errores;

• funcionar parcialmente;

• cambiar;

• ser restringidas;

• ser suspendidas;

• ser eliminadas.

La EMPRESA no deberá utilizar una funcionalidad beta como único mecanismo para un proceso crítico de su negocio.

15. Personal de Optimify

Son las personas autorizadas por DIGITAL BUSINESS CENTER S.A.S. para comunicarse con EMPRESAS y USUARIOS respecto de implementación, soporte técnico, capacitación, gestión comercial o acceso remoto.

El PERSONAL DE OPTIMIFY podrá incluir trabajadores, contratistas o proveedores debidamente autorizados cuando ello sea necesario para la prestación del servicio.

16. Único Canal de Comunicación Autorizado para Sesiones de Implementación, Soporte Técnico y Acceso Remoto

Optimify podrá establecer uno o varios canales oficiales para coordinar sesiones de implementación, soporte técnico o acceso remoto.

Los canales oficiales estarán publicados en los presentes Términos, dentro de OPTIMIFY o en los medios oficiales de DIGITAL BUSINESS CENTER S.A.S.

La EMPRESA y sus USUARIOS deberán validar la autenticidad de cualquier solicitud antes de permitir acceso remoto.

Nunca deberán aceptar conexiones de personas que no hayan sido verificadas como PERSONAL DE OPTIMIFY.

Los horarios de atención serán los publicados por OPTIMIFY y podrán ser modificados previa actualización de la información correspondiente.

17. Sesiones de Implementación o Demostración Inicial

Las sesiones de implementación consisten en reuniones entre PERSONAL DE OPTIMIFY y los USUARIOS autorizados por la EMPRESA para realizar configuraciones iniciales u orientación general.

La cantidad de sesiones, duración, contenido y condiciones incluidas dependerán del PLAN, promoción, oferta o contratación vigente.

Cuando una EMPRESA requiera sesiones adicionales, estas podrán generar un costo adicional.

El precio vigente deberá consultarse previamente en la página de OPTIMIFY o solicitarse al equipo comercial.

Ningún precio fijo por implementación o sesión adicional forma parte permanente de estos Términos.

La implementación no traslada a OPTIMIFY la responsabilidad por decisiones comerciales, legales, de tratamiento de datos, campañas, contenidos o configuraciones posteriores realizadas por la EMPRESA.

18. Sesiones de Soporte técnico a usuarios

Las sesiones de soporte técnico están destinadas a resolver inquietudes específicas sobre el funcionamiento de OPTIMIFY, reportar novedades o errores y brindar orientación.

El alcance, disponibilidad, duración y cantidad de sesiones incluidas dependerán del PLAN o servicio contratado.

Las sesiones que excedan el alcance incluido podrán tener un costo adicional, que deberá ser consultado previamente con el equipo comercial de OPTIMIFY.

El soporte técnico no constituye administración permanente de la operación de la EMPRESA.

Salvo que exista un acuerdo escrito que establezca expresamente niveles de servicio, la existencia de soporte técnico no implica un tiempo garantizado de respuesta, solución o disponibilidad.

19. Capacitaciones

OPTIMIFY podrá ofrecer capacitación mediante:

• Biblioteca de Ayuda;

• videotutoriales;

• documentación;

• sesiones virtuales;

• otros mecanismos.

Las capacitaciones incluidas dependerán del PLAN, promoción u oferta vigente.

La EMPRESA es responsable de garantizar que sus USUARIOS conozcan suficientemente el funcionamiento de las herramientas que utilizarán.

Las sesiones adicionales o personalizadas podrán generar costos que deberán consultarse previamente con el equipo comercial.

La capacitación suministrada por OPTIMIFY no sustituye las obligaciones legales, regulatorias o sectoriales propias de la EMPRESA.

20. Biblioteca de ayuda

OPTIMIFY podrá mantener una Biblioteca de Ayuda con videotutoriales, documentación e instrucciones.

La disponibilidad de sus contenidos, características y acceso dependerá de las condiciones vigentes de OPTIMIFY y del PLAN cuando corresponda.

La Biblioteca de Ayuda constituye un mecanismo de capacitación y consulta y no sustituye la responsabilidad de la EMPRESA de capacitar y supervisar adecuadamente a sus USUARIOS.

La documentación podrá ser actualizada para reflejar modificaciones del software.

21. Videollamadas

Para recibir determinadas asistencias, la EMPRESA o sus USUARIOS podrán participar en videollamadas programadas con PERSONAL DE OPTIMIFY.

Cuando voluntariamente permitan acceso remoto deberán previamente:

• ocultar información financiera;

• proteger contraseñas;

• cerrar información confidencial no relacionada;

• restringir datos sensibles innecesarios;

• supervisar la sesión.

La EMPRESA y sus USUARIOS serán responsables de controlar qué información comparten durante la sesión.

OPTIMIFY no requiere acceso a contraseñas bancarias, claves financieras o información que no resulte necesaria para prestar el soporte.

Las sesiones estarán sujetas a disponibilidad y a las condiciones de programación vigentes.

22. Mecanismo para realización de sesiones

Las sesiones de implementación, capacitación o soporte deberán ser solicitadas mediante los canales autorizados por OPTIMIFY y estarán sujetas a disponibilidad.

El USUARIO podrá permitir voluntariamente el acceso remoto cuando sea necesario para facilitar una asistencia.

La autorización de acceso remoto se limitará al período y alcance de la sesión correspondiente.

El USUARIO deberá mantener supervisada la sesión y proteger toda información que no desee compartir.

Los horarios vigentes de atención serán informados mediante los canales oficiales de OPTIMIFY.

23. Sesiones de Acceso Remoto

Las sesiones de acceso remoto permiten al PERSONAL DE OPTIMIFY acceder temporalmente al equipo del USUARIO con su autorización.

Procedimiento de Acceso Remoto

• El USUARIO utilizará únicamente el software o herramienta indicada mediante un canal oficial.

• Deberá proteger previamente información confidencial, financiera o innecesaria.

• El PERSONAL DE OPTIMIFY enviará o coordinará la solicitud correspondiente.

• El USUARIO deberá verificar que la solicitud provenga del PERSONAL DE OPTIMIFY.

• El USUARIO decidirá libremente si acepta o rechaza la conexión.

• Durante la sesión podrá observar las actividades realizadas.

• Podrá finalizar la sesión cuando lo considere necesario.

• Al concluir la asistencia deberá verificar que la conexión haya terminado.

Una nueva conexión requerirá una nueva autorización cuando la tecnología utilizada así lo establezca.

24. Responsabilidad sobre accesos no autorizados

La EMPRESA y sus USUARIOS deberán supervisar cualquier acceso remoto autorizado.

El USUARIO deberá otorgar acceso únicamente a la información necesaria para resolver la solicitud correspondiente.

Cuando detecte actividad no autorizada deberá:

• terminar inmediatamente la conexión;

• proteger sus credenciales;

• informar a la EMPRESA;

• notificar a OPTIMIFY oportunamente.

OPTIMIFY no será responsable por información expuesta voluntariamente por el USUARIO que no resulte necesaria para la asistencia, salvo que legalmente exista responsabilidad directa imputable a DIGITAL BUSINESS CENTER S.A.S.

25. Deberes de las EMPRESAS y USUARIOS de Optimify

Son deberes de la EMPRESA:

• proporcionar información veraz;

• mantener actualizados sus documentos;

• garantizar que sus USUARIOS estén autorizados;

• administrar correctamente sus licencias;

• proteger sus credenciales;

• contratar capacidad suficiente;

• supervisar sus CLIENTES ACTIVOS;

• supervisar su saldo y consumo de CRÉDITOS;

• supervisar su capacidad de almacenamiento;

• realizar periódicamente las copias o exportaciones que necesite;

• verificar sus campañas;

• supervisar llamadas y automatizaciones;

• cumplir las políticas de Meta y WhatsApp;

• cumplir las normas de tratamiento de datos;

• verificar restricciones de contacto y solicitudes de exclusión;

• obtener las autorizaciones de sus CLIENTES;

• mantener evidencia de dichas autorizaciones cuando resulte necesario;

• capacitar y supervisar a sus USUARIOS;

• determinar las obligaciones regulatorias aplicables a su sector económico;

• determinar la legislación aplicable cuando contacte personas ubicadas en otros países.

Son deberes de los USUARIOS:

• utilizar OPTIMIFY únicamente en nombre de la EMPRESA que los autorizó;

• proteger sus credenciales;

• no compartir su licencia;

• cumplir las instrucciones de la EMPRESA;

• respetar las políticas de OPTIMIFY;

• reportar anomalías;

• utilizar adecuadamente las funcionalidades;

• proteger la información a la que tengan acceso.

Regulaciones sectoriales

OPTIMIFY es una plataforma tecnológica de propósito general.

La disponibilidad de una funcionalidad no implica que DIGITAL BUSINESS CENTER S.A.S. certifique que dicha función cumple automáticamente con todas las normas específicas aplicables a sectores como:

• salud;

• financiero;

• asegurador;

• jurídico;

• educación;

• telecomunicaciones;

• entidades públicas;

• comercio regulado;

• cualquier otra industria sometida a requisitos especiales.

La EMPRESA es responsable de determinar si OPTIMIFY resulta adecuado para su actividad y de implementar los controles adicionales que su regulación exija.

OPTIMIFY es una herramienta tecnológica y no constituye asesoría jurídica, contable, financiera, médica ni profesional especializada.

26. Usos indebidos y prohibiciones para el usuario

Constituyen usos indebidos, entre otros:

• violar estos Términos;

• realizar fraude;

• utilizar fraudulentamente medios de pago;

• vulnerar propiedad intelectual;

• intentar obtener acceso no autorizado;

• hacking;

• explotación de vulnerabilidades;

• ingeniería inversa;

• comercialización no autorizada de OPTIMIFY;

• compartir licencias para evadir límites;

• utilizar información personal ilegalmente;

• crear identidades falsas;

• realizar suplantación;

• realizar SPAM;

• utilizar bases de datos sin autorización;

• evadir las políticas o mecanismos de Meta o WhatsApp;

• evadir límites técnicos o comerciales de OPTIMIFY;

• generar tráfico automatizado abusivo;

• intentar afectar disponibilidad o rendimiento;

• utilizar APIs o integraciones de forma contraria a la documentación;

• utilizar OPTIMIFY para actividades ilegales.

OPTIMIFY podrá investigar, limitar, aplicar rate limiting, restringir, suspender o terminar CUENTAS EMPRESARIALES cuando existan indicios razonables de estas conductas.

Cuando el incumplimiento sea atribuible a un USUARIO, la EMPRESA continuará siendo responsable frente a OPTIMIFY por la utilización de su CUENTA EMPRESARIAL.

27. Ley Aplicable y Jurisdicción

Estos Términos y Condiciones se regirán por las leyes de la República de Colombia.

Cuando resulte aplicable una norma imperativa de protección al consumidor, protección de datos u otra regulación que no pueda ser excluida contractualmente, dicha norma prevalecerá.

Las partes procurarán resolver inicialmente sus diferencias mediante negociación directa y podrán acudir a mecanismos alternativos de solución de conflictos.

Cualquiera de las partes podrá acudir ante las autoridades administrativas o judiciales competentes cuando legalmente tenga derecho a hacerlo.

Cuando la EMPRESA utilice OPTIMIFY para realizar actividades o comunicaciones en otros países, será responsabilidad de la EMPRESA determinar y cumplir las normas adicionales aplicables en dichos territorios.

28. Aceptación de los Términos y Condiciones

La EMPRESA acepta estos Términos al contratar, pagar, activar, renovar o utilizar OPTIMIFY o al realizar la correspondiente aceptación electrónica.

Cada USUARIO que accede a una CUENTA EMPRESARIAL reconoce que utiliza la plataforma por autorización de la EMPRESA y deberá respetar estos Términos.

OPTIMIFY podrá actualizar estos Términos para incorporar:

• nuevas funcionalidades;

• modificaciones legales;

• cambios tecnológicos;

• nuevos proveedores;

• cambios en integraciones;

• medidas de seguridad;

• evolución del servicio.

Cuando los cambios sean materiales para una relación contractual vigente, OPTIMIFY podrá comunicarlos mediante correo electrónico, plataforma u otros medios electrónicos razonables.

Cuando resulte necesario podrá solicitarse una nueva aceptación.

Los cambios comerciales aplicables a futuras renovaciones no modificarán retroactivamente períodos previamente pagados.

Cuando la EMPRESA no acepte condiciones aplicables a períodos futuros, podrá evitar futuras renovaciones conforme a los mecanismos disponibles.

29. Propiedad Intelectual

El acceso a OPTIMIFY no concede a la EMPRESA ni a sus USUARIOS derechos de propiedad sobre el software.

Está prohibido:

• copiar;

• modificar;

• reproducir;

• traducir;

• adaptar;

• descompilar;

• desensamblar;

• realizar ingeniería inversa;

• crear productos derivados

sin autorización expresa de DIGITAL BUSINESS CENTER S.A.S.

Estas restricciones continuarán aplicando después de la terminación contractual respecto de los derechos de propiedad intelectual protegidos legalmente.

Confidencialidad de tecnología e información no pública

Se considerará información confidencial de DIGITAL BUSINESS CENTER S.A.S., cuando no sea públicamente conocida:

• código;

• arquitectura;

• credenciales;

• documentación interna;

• métodos;

• configuraciones;

• información técnica;

• vulnerabilidades;

• condiciones comerciales particulares;

• información estratégica.

La EMPRESA y sus USUARIOS deberán abstenerse de divulgar o utilizar dicha información para finalidades diferentes de la utilización legítima de OPTIMIFY.

30. Marcas Comerciales

Las marcas, nombres comerciales, logotipos y elementos distintivos de OPTIMIFY pertenecen a DIGITAL BUSINESS CENTER S.A.S. o a sus respectivos titulares.

La contratación de un PLAN no concede autorización para utilizar las marcas de OPTIMIFY con fines comerciales, publicitarios o de reventa, salvo autorización expresa.

La EMPRESA conserva los derechos que correspondan sobre sus propias marcas, nombres y contenidos.

31. Intentos de Fraude

Cualquier intento de fraude, acceso ilegal, utilización abusiva, alteración de sistemas, evasión de controles o utilización ilícita de OPTIMIFY podrá dar lugar a:

• suspensión;

• terminación del servicio;

• bloqueo de accesos;

• revocación de credenciales;

• conservación de evidencia;

• reclamación de perjuicios;

• reporte a las autoridades cuando corresponda.

OPTIMIFY podrá conservar registros técnicos necesarios para investigar, documentar o defenderse frente a dichas actividades.

32. Edad Mínima para el Uso de Optimify

Todo USUARIO de OPTIMIFY deberá tener al menos dieciocho (18) años.

Cuando la EMPRESA sea una persona jurídica, las personas naturales que actúen en su representación o como USUARIOS deberán cumplir los requisitos legales correspondientes.

La EMPRESA será responsable de no conceder licencias de USUARIO a personas que no cumplan estos requisitos.

33. Enlaces a Sitios Web de Terceros

OPTIMIFY se integra mediante APIs y otros mecanismos tecnológicos con proveedores externos.

Entre ellos podrán encontrarse:

• Meta;

• WhatsApp;

• proveedores de inteligencia artificial;

• proveedores cloud;

• almacenamiento;

• servicios de comunicaciones;

• pasarelas de pago;

• proveedores de analítica;

• demás terceros.

Estos servicios se encuentran sometidos a sus propios términos, políticas, precios, impuestos, disponibilidad y restricciones.

Su utilización podrá generar cargos adicionales independientes del precio pagado a OPTIMIFY.

La EMPRESA será responsable de consultar y cumplir las condiciones correspondientes.

Los terceros podrán modificar:

• APIs;

• funcionalidades;

• precios;

• límites;

• permisos;

• requisitos técnicos;

• políticas;

• mecanismos de autenticación;

• disponibilidad.

Cuando esto ocurra, OPTIMIFY podrá adaptar, limitar, sustituir, suspender o retirar la integración afectada.

La modificación o eliminación de una funcionalidad como consecuencia de una decisión obligatoria de un proveedor externo no se considerará incumplimiento de OPTIMIFY cuando dicha circunstancia se encuentre fuera de su control razonable.

OPTIMIFY no garantiza la continuidad indefinida de ninguna integración de terceros.

Cuentas y activos de terceros

Las cuentas, números, páginas, portfolios empresariales, activos publicitarios y demás recursos pertenecientes a la EMPRESA o administrados por terceros continuarán sujetos a las reglas del proveedor correspondiente.

Al terminar una integración, OPTIMIFY podrá revocar o eliminar las credenciales, tokens o accesos técnicos que ya no sean necesarios.

OPTIMIFY no garantiza que Meta u otro proveedor permita siempre migrar, transferir o recuperar un activo conforme a las preferencias de la EMPRESA.

34. Fallas en los Sistemas

Optimify es software y, como cualquier plataforma tecnológica, puede presentar:

• errores;

• vulnerabilidades;

• interrupciones;

• fallas de Internet;

• fallas de infraestructura;

• fallas de proveedores;

• ataques informáticos;

• incidentes de seguridad;

• mantenimientos;

• indisponibilidades.

DIGITAL BUSINESS CENTER S.A.S. realizará esfuerzos razonables para mantener la disponibilidad y seguridad del servicio y corregir fallas que se encuentren bajo su control.

OPTIMIFY no garantiza operación absolutamente continua, ininterrumpida o libre de errores.

Ausencia de SLA salvo acuerdo expreso

Salvo que una propuesta, PLAN o contrato particular establezca expresamente un Acuerdo de Nivel de Servicio o SLA, OPTIMIFY no garantiza:

• porcentaje específico de disponibilidad;

• tiempo máximo de respuesta;

• tiempo máximo de recuperación;

• tiempo máximo de resolución de incidentes.

Los tiempos comunicados por soporte que no formen parte de un SLA escrito tendrán carácter estimativo.

Mantenimiento y evolución técnica

OPTIMIFY podrá realizar mantenimientos, actualizaciones, migraciones, modificaciones de arquitectura y demás trabajos necesarios para:

• seguridad;

• estabilidad;

• rendimiento;

• compatibilidad;

• escalabilidad;

• adaptación a terceros;

• evolución del producto.

Estos trabajos podrán producir indisponibilidades temporales.

Uso razonable y protección de infraestructura

Incluso cuando la EMPRESA no haya superado expresamente un límite comercial de su PLAN, OPTIMIFY podrá aplicar controles técnicos cuando una operación genere un consumo anómalo o ponga en riesgo:

• estabilidad;

• seguridad;

• ancho de banda;

• bases de datos;

• servidores;

• APIs;

• sockets;

• servicios de terceros;

• experiencia de otras EMPRESAS.

Estos controles podrán incluir limitación de solicitudes, throttling, colas, bloqueos temporales o suspensión preventiva.

Fuerza mayor y circunstancias fuera del control razonable

DIGITAL BUSINESS CENTER S.A.S. no será responsable por incumplimientos o interrupciones producidas por circunstancias fuera de su control razonable, incluyendo, según corresponda:

• desastres naturales;

• fallas generalizadas de Internet;

• fallas de centros de datos;

• ataques masivos;

• actos de autoridad;

• conflictos;

• interrupciones eléctricas extraordinarias;

• fallas generalizadas de proveedores cloud;

• decisiones de Meta, WhatsApp u otros terceros;

• fuerza mayor o caso fortuito.

Limitación de responsabilidad

En la máxima medida permitida por la legislación aplicable, DIGITAL BUSINESS CENTER S.A.S. no será responsable por lucro cesante, pérdida indirecta de oportunidades, pérdida reputacional o daños indirectos derivados de circunstancias fuera de su control razonable.

Especialmente, no será responsable por consecuencias atribuibles directamente a:

• Meta;

• WhatsApp;

• proveedores externos;

• Internet de la EMPRESA;

• dispositivos del USUARIO;

• configuraciones de la EMPRESA;

• campañas configuradas incorrectamente;

• ausencia de consentimiento de CLIENTES;

• incumplimiento del RNE u otros mecanismos de exclusión;

• bases de datos ilegales;

• automatizaciones configuradas por la EMPRESA;

• decisiones adoptadas exclusivamente con base en inteligencia artificial;

• pérdida de información que la EMPRESA debió exportar o respaldar conforme a las políticas de retención establecidas;

• eliminación de datos realizada conforme a las reglas de la sección 8.

Cuando legalmente proceda limitar contractualmente la responsabilidad y salvo dolo, culpa grave o aquellas responsabilidades que una norma imperativa prohíba limitar, la responsabilidad acumulada de DIGITAL BUSINESS CENTER S.A.S. derivada directamente del servicio afectado se limitará al valor efectivamente pagado por la EMPRESA a OPTIMIFY por dicho servicio durante los tres (3) meses anteriores al hecho que origine la reclamación.

Indemnidad

En la medida permitida por la legislación aplicable, la EMPRESA mantendrá indemne a DIGITAL BUSINESS CENTER S.A.S., sus administradores, trabajadores y contratistas frente a reclamaciones de terceros, sanciones, investigaciones, costos o perjuicios originados directamente en actuaciones atribuibles a la EMPRESA o sus USUARIOS relacionadas con:

• utilización ilegal de bases de datos;

• falta de autorizaciones;

• incumplimiento del RNE u otros registros de exclusión;

• comunicaciones realizadas en horarios o canales no permitidos;

• campañas;

• mensajes;

• llamadas;

• grabaciones;

• decisiones automatizadas;

• uso de inteligencia artificial;

• productos o servicios de la EMPRESA;

• contenido;

• tratamiento ilegal de información;

• violaciones de políticas de Meta o WhatsApp;

• infracción de derechos de terceros;

• actividades ilícitas realizadas mediante la CUENTA EMPRESARIAL.

Nada de esta sección limitará responsabilidades que legalmente correspondan directamente a DIGITAL BUSINESS CENTER S.A.S. y no puedan ser excluidas.

35. Derechos de Autor

De conformidad con las normas colombianas y demás disposiciones aplicables en materia de derechos de autor, los desarrollos, códigos, documentos, diseños, algoritmos, contenidos, interfaces, metodologías, materiales y demás obras pertenecientes a DIGITAL BUSINESS CENTER S.A.S. se encuentran protegidos.

La EMPRESA y sus USUARIOS no adquieren por la contratación del servicio derechos patrimoniales sobre dichas obras.

Cualquier reproducción, transformación, distribución, comercialización o explotación requerirá autorización de su titular cuando legalmente corresponda.

36. Domicilio

Para efectos legales y contractuales, DIGITAL BUSINESS CENTER S.A.S. tiene domicilio en Bucaramanga, Colombia.

37. NOTIFICACIONES

La EMPRESA deberá mantener actualizados los datos de contacto asociados a su CUENTA EMPRESARIAL.

OPTIMIFY podrá remitir comunicaciones relacionadas con:

• servicio;

• facturación;

• seguridad;

• cambios de PLAN;

• renovaciones;

• términos;

• soporte;

• incidencias;

• información contractual

mediante correo electrónico, notificaciones dentro de OPTIMIFY, aplicaciones móviles, WhatsApp u otros canales suministrados por la EMPRESA.

Los registros electrónicos relacionados con aceptación, fecha, hora, CUENTA EMPRESARIAL, USUARIO, IP, pagos, consumos, configuraciones y notificaciones podrán utilizarse como evidencia de las operaciones realizadas conforme a la legislación aplicable.

Requerimientos de autoridades

DIGITAL BUSINESS CENTER S.A.S. podrá conservar, bloquear, entregar o poner a disposición información cuando ello sea requerido por:

• una obligación legal;

• orden judicial;

• autoridad competente;

• investigación legalmente procedente;

• necesidad razonable de preservar evidencia para la defensa de sus derechos.

Cuando la legislación lo permita y resulte apropiado, OPTIMIFY podrá informar a la EMPRESA sobre dichos requerimientos.

Datos de contacto

OPTIMIFY recibirá notificaciones mediante los siguientes datos:

Nombre o Razón Social: DIGITAL BUSINESS CENTER S.A.S.
NIT: 901.348.397-1
Domicilio: Bucaramanga, Colombia.
Dirección: Cra. 19 # 36-20 Oficina 602, Bucaramanga, Colombia.
Correo electrónico: el publicado como canal oficial de notificaciones de OPTIMIFY.
Canal oficial de comunicaciones para implementaciones, soporte técnico y acceso remoto: el publicado en el sitio web o dentro de OPTIMIFY.

Declaración final de la EMPRESA

La EMPRESA declara, mediante la aceptación de estos Términos y Condiciones, que:

• conoce la diferencia entre EMPRESA, USUARIO y CLIENTE;

• conoce el alcance del PLAN contratado;

• conoce que cada USUARIO requiere una licencia;

• conoce que existen límites de CLIENTES ACTIVOS;

• conoce que cada CLIENTE se contabiliza una sola vez durante la ventana móvil de treinta (30) días;

• conoce que la cantidad de CUENTAS DE WHATSAPP API depende del PLAN;

• conoce que los PLANES no incluyen CRÉDITOS;

• conoce que los CRÉDITOS se adquieren por separado;

• conoce que existe un único tipo de CRÉDITO;

• conoce que los CRÉDITOS se acumulan y no caducan;

• conoce que la existencia de CRÉDITOS no obliga a OPTIMIFY a conservar indefinidamente sus datos;

• conoce que determinadas funcionalidades consumen CRÉDITOS;

• conoce que las llamadas pueden consumir minutos y CRÉDITOS;

• conoce que determinadas funcionalidades y servicios dependen de terceros;

• acepta cumplir las políticas de Meta y WhatsApp;

• se obliga a obtener las autorizaciones necesarias de sus CLIENTES;

• se obliga a verificar las restricciones legales de contacto, canales, horarios, periodicidad y registros de exclusión aplicables;

• asume responsabilidad por las actuaciones realizadas por sus USUARIOS;

• acepta los consumos generados por la utilización de los servicios contratados;

• conoce que OPTIMIFY no constituye un servicio de almacenamiento permanente;

• conoce que cada PLAN puede establecer períodos diferentes de retención;

• conoce que conversaciones, multimedia, grabaciones y demás información podrán ser eliminadas conforme a dichos períodos;

• conoce que si excede su límite de almacenamiento podrá eliminarse información para ajustar la cuenta a su capacidad contratada;

• conoce que dicha información podrá resultar irrecuperable;

• se obliga a realizar las copias, descargas y exportaciones necesarias;

• conoce que, si permanece treinta (30) días calendario sin un PLAN activo, sus datos operativos podrán ser eliminados definitivamente y no podrán recuperarse.

La contratación, pago, activación, renovación, aceptación electrónica o utilización de OPTIMIFY constituye aceptación de estos Términos conforme a la legislación aplicable.