Términos y condiciones del Servicio Optimify

Términos y Condiciones de Uso “OPTIMIFY”

Descripción General del Software

Optimify es una aplicación web de propiedad de Digital Business Center S.A.S., es la solución tecnológica que permite gestionar listados de clientes procesos de comunicación masiva vía WhatsApp y que se pone a disposición de personas naturales y jurídicas mediante web de acceso electrónico. Optimify cuenta con diferentes funcionalidades tales como un CRM o módulo para gestionar las relaciones con los clientes, Servicio de Conexión API con WhatsApp, Chat de WhatsApp Api, Envío masivo de mensajes vía WhatsApp, Servicio de almacenamiento de información, entre otros que actualmente se tienen implementados y los que se lleguen a implementar en el futuro.

De manera general, se trata de un software/aplicativo/web/plataforma tecnológica que se denomina “Optimify” y que se pone a disposición de personas naturales y jurídicas, en adelante los USUARIOS, como herramienta tecnológica que les permite, bajo su entera responsabilidad, crear e implementar campañas de comunicación masiva, administrar su cuenta creando perfiles de usuario de sus empleados, administrar clientes, administrar información y flujos de trabajo relacionado con las diferentes funcionalidades que se ofertan.

Toda aquella persona o empresa que se encuentre interesada en el uso del software Optimify deberá previamente leer, informarse de las características y limitaciones de uso que aquí se establecen y solo en caso de estar de acuerdo, aceptar los presentes términos y condiciones y proceder con la adquisición de cualquiera de los planes o planes comerciales que se oferten.

Características del Uso del Software Optimify

Para el uso de Optimify se pone al servicio de los USUARIOS que adquieren un plan, una licencia de uso NO gratuita, temporal, no exclusiva, limitada a los módulos licenciados por el USUARIO de acuerdo con el plan o los créditos adquiridos por el USUARIO, la licencia de uso del software es intransferible a otros USUARIOS y no es sublicenciable.

Adquisición de la Licencia de Uso Optimify

La licencia de uso puede ser adquirida autónomamente por el USUARIO en la página web mediante la compra de los Planes Optimify allí ofertados. La adquisición de un plan implica el pago del mismo, acorde con las condiciones y características previstas para cada plan, el pago se realiza mediante los mecanismos y alternativas de pago previstas en la página web.

Los planes son habilitados por períodos de vigencia determinados según el plan adquirido, las vigencias podrán ser entre 1 y 12 meses, según lo especificado en los detalles del plan al momento de adquirirlo, y son pagados por el USUARIO en un único pago del valor correspondiente, cada plan está compuesto por:

Acceso limitado a módulos y funciones del sistema.
Acceso limitado a determinado número de licencias para que cada USUARIO pueda otorgar accesos a su grupo de trabajo, empleados, colaboradores o personal que determine, cada persona requiere de 1 licencia para acceder al sistema.
Número determinado de créditos que tienen por finalidad ser utilizados por el USUARIO para la adquisición de servicios ofertados por Optimify.

Los créditos son la unidad de medida que permite a los USUARIOS acceder a diferentes servicios que pone a disposición la plataforma tecnológica Optimify. El valor de algunos servicios se representará dentro de la plataforma en un número determinado de créditos cuyo valor podrá consultarse en la plataforma web y que, conforme con lo establecido por la normatividad legal vigente, estará sujeto a todos los impuestos y gastos que requiere para ser utilizado después de su correspondiente pago por parte del USUARIO.

Mecanismo de pago

Optimify opera los pagos con la pasarela de pagos “Wompi” o “Paypal”, en este caso, el USUARIO es redirigido a la pasarela de pago para el pago del plan o servicios adicionales adquiridos, y toda su información, datos financieros y datos necesarios para el pago y para la realización de la transacción serán protegidos y almacenados por la pasarela de pagos, por seguridad, los datos financieros sensibles no son almacenados por Optimify; Optimify sólo almacenará los últimos 4 dígitos de la tarjeta de registrada para futuras referencias y almacenará lo referente al estado de pendiente, aprobado o rechazado de cada transacción.

Planes Optimify

Optimify comercializa Planes que incluyen acceso a módulos y funcionalidades limitadas, licencias de acceso y créditos, descritas detalladamente en cada plan dentro de Optimify al momento de realiza la compra de planes en https://optimify.ai, en la Opción “Comprar Planes” o “Comprar Licencias o Créditos adicionales”, para acceder a más funcionalidades o más créditos el USUARIO podrá comprar de forma adicional nuevos planes, licencias o paquetes de créditos conforme a sus necesidades.

Si tiene dudas sobre el alcance del plan que adquiere por favor contacte a servicio al cliente a través de cualquiera de los canales comerciales que se disponen en página web para tal efecto o a través de una solicitud radicada en el correo electrónico info@optimify.ai

PERIODO GRATUITO

Optimify ofrece al USUARIO una Prueba gratuita de 7 días, el USUARIO deberá seleccionar el plan que desea probar y registrar un método de pago, esto no generará cargos por concepto de compra del plan, a partir de ese momento iniciará el periodo gratuito de 7 días. Los USUARIOS podrán acceder al sistema, usarlo y probarlo con su equipo de trabajo sin pagar por el servicio de Optimify. En caso de que el USUARIO no desee continuar con el servicio y desee evitar la renovación del plan, deberá expresarlo dentro del sistema mediante la opción “CANCELAR PLAN” y “CANCELAR LA RENOVACIÓN AUTOMÁTICA”. Si el usuario completa el periodo gratuito y mantiene activo su plan en la plataforma Optimify se entenderá que desea continuar con el plan seleccionado al momento de iniciar la prueba gratuita, entonces después de día 7 el plan seleccionado será facturado y habilitado para el USUARIO usando la tarjeta débito/crédito registrada.

RENOVACIÓN AUTOMÁTICA

Cada plan adquirido siempre tendrá activa su renovación automática de forma predeterminada. La renovación automática de los Planes Optimify y las licencias adicionales se efectuarán de forma inmediata al día siguiente después de la terminación de un plan que tenga activada la renovación automática, el Plan, Créditos adicionales y Licencias adicionales se renovarán, cobrarán y habilitarán con las características, alcances y precios más actualizados a la fecha de efectuar cada renovación.

LICENCIAS

Las licencias permiten que los USUARIOS y su personal puedan acceder a usar OPTIMIFY, cada persona requiere como mínimo 1 licencia para acceder al sistema. 1 licencia permite que 1 persona inicie 1 sesión en el sistema. Las licencias están incluidas en cada plan y el USUARIO podrá adquirir licencias adicionales o reducir sus licencias adicionales cuando lo estime necesario.

CRÉDITOS INCLUIDOS Y CRÉDITOS ADICIONALES

Existen 2 tipos de créditos, los INCLUÍDOS y los ADICIONALES, todos los créditos podrán utilizarse o consumirse en los servicios que tenga definidos el plan adquirido y que se tengan disponibles y funcionales en Optimify, los créditos sólo podrán utilizarse dentro de su vigencia, es decir, antes del vencimiento de los créditos, el USUARIO desde la plataforma podrá adquirir CRÉDITOS ADICIONALES, si así lo desea.

Los CRÉDITOS INCLUIDOS EN UN PLAN son aquellos que forman parte integral de un plan, incluido como característica del plan, por lo tanto, no pueden separarse del plan y no generan costos adicionales. La vigencia de los créditos es la misma del plan al que están asociados, y nunca podrá ser mayor a la vigencia del plan al que están asociados.

Los CRÉDITOS ADICIONALES son aquellos créditos que no están incluidos en los planes, el USUARIO podrá seleccionar la cantidad que desea comprar y podrá comprarlos por separado durante el proceso de compra del plan o en cualquier momento durante la vigencia de un plan, en todo caso, los créditos adicionales siempre tendrán un costo adicional que será informado al USUARIO antes de realizar la compra.

Vigencia de los CRÉDITOS INCLUIDOS Y CRÉDITOS ADICIONALES

Todos los CRÉDITOS INCLUIDOS EN UN PLAN, estarán asociados al plan que los incluye, estarán activos y disponibles para su uso hasta la fecha de finalización del plan que los incluye, el USUARIO deberá utilizar los créditos antes del vencimiento de ese plan. Al finalizar este plan vencerán todos los CRÉDITOS INCLUIDOS que no fueron utilizados, los créditos vencidos serán anulados y no podrán ser utilizados por el USUARIO.

Todos los CRÉDITOS ADICIONALES, estarán asociados al plan que tenía activo el USUARIO al momento de la compra de esos créditos, los créditos estarán activos y disponibles para su uso hasta la fecha de finalización del plan que tenía activo al momento de la compra de esos CRÉDITOS ADICIONALES, el USUARIO deberá utilizar los créditos antes del vencimiento de ese plan. Al finalizar este plan vencerán todos los CRÉDITOS ADICIONALES que no fueron utilizados, los créditos vencidos serán anulados y no podrán ser utilizados por el USUARIO.

USUARIOS y Perfiles de Optimify

Se define como USUARIO de Optimify a todas las personas naturales o jurídicas registradas y que han aceptado las condiciones establecidas en el presente documento, así como el tratamiento de sus datos conforme con la política de protección de datos personales de Optimify. Son USUARIOS todos los que estén registrados indiferentemente de si se encuentran registrados como persona natural o jurídica e indiferentemente del perfil bajo el cual actúan dentro de la plataforma tecnológica. Los perfiles y sus responsabilidades serán las siguientes:

Perfil Empresa: Son aquellos USUARIOS que se registran y adquieren a su nombre un plan de servicios, son aquellas personas naturales o jurídicas a nombre de las cuales se habilita el plan adquirido. Este Perfil Empresa es el perfil con mayor nivel de permisos disponibles para las empresas, con este usuario se podrán realizar funciones avanzadas como comprar planes, eliminar datos y eliminar cuenta empresarial. Cada usuario con este Perfil Empresa deberá tomar precauciones y mantener segura la contraseña de acceso.

Estos USUARIOS tendrán bajo su responsabilidad las acciones que realicen los perfiles de Supervisor y Agente que designen en el uso de la plataforma, así como todas las acciones que se realicen por nombre propio, en el caso de personas naturales, o por la empresa, en el caso de las personas jurídicas. El uso del Perfil tiene vigencia por el mismo plazo del plan adquirido y solo desde este perfil es posible la creación de los demás perfiles existentes en la plataforma, así como su administración. Además, este perfil tendrá acceso a los permisos contenidos en el Perfil Supervisor y Perfil Agente.
Perfil Supervisor: Los USUARIOS con Perfil Supervisor podrán crearse y activarse por el usuario con Perfil Empresa y por usuarios con Perfil Supervisor.

El hecho de que una persona acceda al sistema con este rol Supervisor hace presumir legítimamente que ha leído, entiende y acepta los presentes Términos y Condiciones de Servicio.

El hecho de que una persona acceda al sistema de la empresa por autorización de un usuario con Perfil Empresa o Supervisor hace presumir legítimamente que se encuentra debidamente autorizado por dicha empresa para el uso de la cuenta y las acciones que se realicen serán responsabilidad del USUARIO Perfil Empresa, por esta razón en caso de detectar usos indebidos o no autorizados de su cuenta, el Usuario con Perfil Empresa y Supervisor podrán INACTIVAR dicho perfil de forma inmediata en Optimify módulo Usuarios. Además, este perfil tendrá acceso a todos los permisos contenidos en el Perfil Agente y algunos permisos especiales del Perfil Empresa.

Perfil Agente: Los USUARIOS con Perfil Agente podrán crearse y activarse por el usuario con Perfil Empresa y por usuarios con Perfil Supervisor.

El hecho de que una persona acceda al sistema con este rol Agente hace presumir legítimamente que ha leído, entiende y acepta los presentes Términos y Condiciones de Servicio.
El hecho de que una persona acceda al sistema de la empresa por autorización de un usuario con Perfil Empresa o Supervisor hace presumir legítimamente que se encuentra debidamente autorizado por dicha empresa para el uso de la cuenta y las acciones que se realicen serán responsabilidad del USUARIO Perfil Empresa, por esta razón en caso de detectar usos indebidos o no autorizados de su cuenta, el Usuario con Perfil Empresa y Supervisor podrán INACTIVAR dicho perfil de forma inmediata en Optimify módulo Usuarios. Además, este perfil tendrá acceso a funciones limitadas y específicas del sistema.

Formularios de Registro Usados por Optimify

Son todos los formatos utilizados por Optimify para permitir la creación el perfil de los USUARIOS, para obtener la aceptación de los términos y condiciones, la aceptación de la política de protección de datos, así como para la recepción de las peticiones, quejas y reclamos de los USUARIOS respecto al funcionamiento del software. En todo aquel lugar de la plataforma en la que se recojan datos personales o en la que se habilite un canal de comunicación entre USUARIOS y Optimify, se tendrá un formulario de registro previo que permita la identificación del USUARIO que requiere de los servicios y su utilización estará sometida a las condiciones señaladas en este documento.

Habilitación y Terminación de la Licencia de Uso

Los planes adquiridos por los USUARIOS habilitarán el uso de Optimify a partir de la verificación del pago y lo harán por el plazo de vigencia establecido en cada plan adquirido.

Cada plan adquirido siempre tendrá activa su renovación automática de forma predeterminada. La renovación automática de los Planes Optimify y las licencias adicionales se efectuarán de forma inmediata al día siguiente después de la terminación de un plan que tenga activada la renovación automática, el Plan y las licencias adicionales se renovarán, cobrarán y habilitarán con las características, alcances y precios más actualizados a la fecha de efectuar la renovación.

En caso de que el USUARIO no desee continuar con el servicio y desee evitar la renovación del plan, deberá expresarlo dentro del sistema mediante la opción “CANCELAR PLAN” y “CANCELAR LA RENOVACIÓN AUTOMÁTICA”.

La cuenta del USUARIO y los planes adquiridos se mantendrán activos de forma ininterrumpida por todo el tiempo incluido en el plan, independientemente de si el USUARIO hace uso del sistema o no.

Información guardada por el USUARIO en Optimify

La terminación de los planes produce el cierre de la cuenta e inhabilitación del perfil y sub-perfiles que hayan sido creados por el USUARIO en la cuenta del Perfil Empresa; a partir del vencimiento, el USUARIO no podrá usar los módulos del sistema. El USUARIO podrá descargar en Excel sus listas de contactos, con Nombres, Identificaciones y Celulares de los clientes, superados los quince (15) días después del vencimiento del plan, por razones de seguridad informática la toda la información de la cuenta será totalmente eliminada de Optimify sin posibilidad de recuperación alguna. El proceso para la descarga de la información deberá ser realizado por el USUARIO de forma manual antes del vencimiento del plan, dentro del módulo CONTACTOS y estará bajo la responsabilidad del USUARIO.

Los USUARIOS deben tener en cuenta que son responsables de la información que manejan y administran de sus negocios y para mantenerla almacenada en Optimify deberán tener activo en todo momento un plan con el alcance adecuado al negocio, de tal manera que DIGITAL BUSINESS CENTER S.A.S. no responderá por ningún borrado de información que sea realizado en su cuenta de forma automática por vencimiento de planes o por tener activo un plan de menor capacidad al requerido por la cuenta del USUARIO.

DIGITAL BUSINESS CENTER S.A.S. no responderá por ningún borrado de información que sea realizado manualmente desde cualquiera de los perfiles que tengan autorizada esta funcionalidad, todo borrado de información manual será irreversible.

Cada plan de servicios que se ofrece a los USUARIOS, se oferta con una capacidad de almacenamiento de información específica, tenga en cuenta que superada dicha capacidad en su plan, si usted no adquiere capacidad de almacenamiento adicional, el sistema automáticamente eliminará la información de fecha más antigua para dar cabida a la información más reciente sin que esto sea un procedimiento reversible, por lo cual se le recomienda aplicar las medidas de administración de información que considere pertinentes.

El USUARIO debe tener en cuenta que finalizado el período de uso por el que ha pagado, para volver a acceder a las funcionalidades del software, debe adquirir un nuevo plan, de manera adicional, debe tener en cuenta que cerrado el perfil por vencimiento del plazo de vigencia del plan adquirido, el software no guarda la información del perfil ni lo que el mismo contiene, Optimify, 15 días calendario después del vencimiento borra toda información, imágenes, audios, videos, historiales de seguimiento, multimedia y conversaciones de WhatsApp, datos y metadatos de la cuenta del USUARIO, salvo lo descrito anteriormente y lo que aplique normativamente a la relación comercial de DIGITAL BUSINESS CENTER S.A.S. con los licenciantes de su plataforma Optimify, acorde con las condiciones de licenciamiento, términos y condiciones aquí descritos.

Registro y Configuración de la Cuenta

Para efectuar el registro, los USUARIOS declaran que la información que proveen en Optimify y es veraz, precisa, actualizada y completa, así como la documentación que aportan para su identificación y que cuentan con la capacidad legal suficiente para obligarse y con los permisos pertinentes para su operación.

Para el caso del registro a título de persona jurídica, el USUARIO deberá suministrar los datos del Representante Legal quien, como persona natural que es, deberá suministrar su información personal y tener plenas facultades para comprometer, en nombre de la persona jurídica que representa sus intereses, para la aceptación de los presentes términos y condiciones y la política de protección de datos personales.

Optimify se reserva el derecho de incluir para el registro, la petición de todos los datos o documentos que considere necesarios, siempre y cuando tengan como fin lograr la mejor experiencia de uso del software o el cumplimiento de requisitos legales. Si los USUARIOS no pueden otorgar información veraz y verificable, o simplemente no desean otorgar la información o documentos solicitados por Optimify deberán abstenerse de continuar con el proceso de registro, y se considerará como una manifestación inequívoca de no aceptación de los presentes términos y condiciones.

Registrado el USUARIO y habiéndose validado el pago, este tendrá acceso al software de Optimify mediante su usuario y contraseña. Cada cuenta se registra con una contraseña para asegurar el acceso por parte de los USUARIOS. Es responsabilidad del USUARIO mantener la confidencialidad de su contraseña y la privacidad sobre la información de su cuenta. El USUARIO será el único responsable de todas las actividades que se realicen desde su cuenta, entre las que se incluyen, sin limitación, todas las acciones realizadas por Perfiles autorizados por el Perfil Empresa.

Los USUARIOS se comprometen a dar aviso inmediato de cualquier uso no autorizado de su contraseña, cualquier uso o movimiento no autorizado de su cuenta o cualquier sospecha de infracción a la seguridad de la misma de la que tengan conocimiento y de manera inmediata a nuestro correo electrónico info@optimify.ai

Los USUARIOS podrán configurar autónomamente su cuenta siempre que con su configuración no incumplan con los términos y condiciones aquí descritos y siempre que no introduzcan modificaciones que impliquen cambios en la configuración de Optimify y por consiguiente concreten una violación a los derechos intelectuales e industriales que Optimify ostenta sobre la misma.

Reversión del Pago

Optimify reversará los pagos que solicite el USUARIO o cualquier persona natural o jurídica cuando haya sido sujeto de fraude, cuando la transacción corresponda a una operación no solicitada.

Para que proceda la reversión del pago, el USUARIO o la persona debe presentar queja escrita, dentro los cinco (5) días hábiles siguientes a la fecha en que sucedió la operación fraudulenta o no solicitada.

En los casos de fraude o transacción no solicitada, la queja debe presentarse ante Optimify y, además, ante las entidades bancarias que manejan las cuentas y/o depósitos bancarios. Optimify en conjunto con los demás participantes del proceso de pago, procederán a reversar la transacción.

La queja debe ser presentada por escrito por el TITULAR del medio de pago con el cual se realizó la transacción y debe ser enviada a Optimify dentro del término señalado en este título al correo electrónico señalado en el título de NOTIFICACIONES de los presentes términos y condiciones.

Derecho de Retracto

Los USUARIOS de Optimify deben tener en cuenta que, de conformidad con lo establecido en la legislación colombiana tienen derecho a retractarse de cualquier compra que hayan realizado en nuestra página y en la que hayan adquirido productos o servicios ofertados dentro de los 5 días hábiles siguientes a la compra, sin embargo por disposición legal (art. 47 de la ley 1480 de 2011), no les aplica derecho de retracto, a los bonos virtuales, los e-book, los productos electrónicos y los servicios que no pueden ser devueltos una vez el cliente haya realizado la descarga, o haya obtenido el acceso al contenido como es el caso del acceso al software Optimify por planes de uso, o cuando se hayan provisto los links, cuando se haya accedido y creado algún registro de información en cualquiera de los módulos, hayan creado usuarios, configurado opciones o cargado algún cliente y, todos los servicios cuya prestación se haya iniciado.

Responsabilidad por contenido e información en Optimify

El software Optimify permite el manejo de la información derivada del uso de sus funcionalidades, sin embargo se advierte a los USUARIOS que no podrán, de ninguna manera, aprovecharse de dichas funcionalidades para publicar o alojar contenidos que violen las normas legales y que serán sujetos de denuncia ante las autoridades competentes en caso de que su contenido esté destinado o relacionado con la comisión de delitos, el alojamiento, publicación o promoción de material pornográfico infantil en los términos señalados por la ley, cuando se trate de material referente a actos contrarios a la moral y las buenas costumbres o que implique actos de discriminación, promueva o tenga contenidos sexuales en los que se involucren menores de 18 años, actos de pedofilia o promoción de la misma, pornografía, cualquier tipo de desnudos de menores, videos, fotografías tomadas de forma ilegal que no cuenten con el consentimiento de las personas que en ellas aparecen o en las que aparezcan menores de edad; todo tipo de contenido que promueva la violencia de cualquier tipo o que promueva, incite u ofrezca prostitución, lavado de dinero, tráfico de armas, tráfico de sustancias ilícitas así como todo tipo de contenidos que violen cualquier legislación vigente, propiedad intelectual o la propiedad industrial.

En cualquier momento, de manera autónoma o por denuncia de los USUARIOS o terceros afectados, el personal de Optimify podrá revisar, analizar y eventualmente retirar o bloquear contenidos, o cuentas que contravengan lo establecido en este título o que sean considerados inapropiados o se considere que pueden propiciar la comisión de delitos o violación de leyes vigentes no sólo en Colombia sino en todos los países en los que se tenga acceso a Optimify.

Los USUARIOS no podrán utilizar los servicios disponibles en Optimify con el propósito de realizar Spamming de cualquier tipo, entendiendo Spamming como el envío de información no solicitada, información que pueda originar cualquier clase de incomodidad o queja por parte de algún otro USUARIO o ciudadano destinatario, la difusión de información falsa o el envío de cualquier tipo de publicidad, información o requerimiento sin autorización previa y escrita del destinatario.

En el caso que Optimify reciba una queja por alguno de los puntos anteriormente mencionados se realizará investigación pertinente y en caso de ser corroborado podrá realizar el cierre de la cuenta o las acciones que considere pertinentes según el caso.

Responsabilidad por el Manejo de Datos Personales

Los USUARIOS conservarán, administrarán y se harán responsable por la totalidad de la información que este en obligación legal de recolectar, administrar, usar, conservar o suprimir, de conformidad con las normas que regulan su operación, la de sus productos y/o servicios. En especial se harán responsables por la información y datos personales recolectados de sus propios clientes, proveedores, trabajadores, información esta que deberán manejar conforme a la normatividad vigente en materia de protección de datos personales.

La licencia de uso de Optimify se centra solo en el uso de una plataforma tecnológica que funge como herramienta de trabajo para la administración de la empresa, por lo cual cada USUARIO responderá directamente ante sus propios usuarios y ante las autoridades competentes por cualquier uso indebido de información a su cargo, las acciones que él o sus usuarios inscritos desplieguen con relación a estos datos son de su entera responsabilidad incluyendo el almacenamiento de forma segura de esta información teniendo en cuenta que el vencimiento de la licencia de uso implica el borrado de toda información, imágenes, audios, videos, historiales de seguimiento, multimedia y conversaciones de WhatsApp, datos y metadatos de la cuenta del USUARIO.

Servicios Prestados por Optimify: Optimify pondrá a disposición de los USUARIOS las funcionalidades que facilitan ejecutar operaciones de administración de la empresa y otras que aparezcan ahora o en el futuro disponibles en el software.

Servicios Prestados por Optimify

Optimify pondrá a disposición de los USUARIOS las funcionalidades que facilitan ejecutar operaciones de administración de la empresa y otras que aparezcan ahora o en el futuro disponibles en el software.

Además de facilitar el mecanismo o herramienta tecnológica para que el USUARIO lleve a cabo sus tareas, usando las funcionalidades del software, Optimify advierte que toda operación de que se realice por el USUARIO en Optimify debe ser verificada por su propio personal; los errores que presente la plataforma en sus funcionalidades serán atendidos y se responderá por ellos hasta el límite que se da por el acceso o uso adquirido, el cual en ningún caso asegura que la plataforma esté libre de errores.

Los USUARIOS declaran que conocen y aceptan que la información y funcionalidades puede no ser exactas, pueden desactualizarse, pueden indisponibilizarse en parte o en un 100% y puede contener errores por los cuales en ningún caso ni OPTIMIFY ni DIGITAL BUSINESS CENTER S.A.S. se harán responsables.

Los USUARIOS declaran que conocen y aceptan que la información y funcionalidades que operan por conexión con terceros proveedores y puede no estar sincronizada en tiempo real de tal manera que el USUARIO debe verificar la realización de cualquier operación.

Servicio de Integración y Uso de WhatsApp Api

Optimify permite la integración con la tecnología de WhatsApp Api, gracias a esto a través de Optimify los USUARIOS podrán usar WhatsApp dentro de Optimify y enviar mensajes de WhatsApp a sus clientes, el uso de esta aplicación es total responsabilidad del USUARIO y en su uso se sujetará y deberá aceptar los términos y condiciones tanto de Optimify como los propios Términos y Condiciones de servicio de WhatsApp.

El USUARIO deberá configurar en su cuenta de Facebook su cuenta WhatsApp Api y una tarjeta de crédito, los precios y tarifas de WhatsApp Api deberán pagados por el USUARIO directamente a WhatsApp, consulta sus políticas de precios aquí: https://business.whatsapp.com/products/platform-pricing?lang=es_LA

Durante el proceso de integración el usuario deberá PERMITIR que Optimify pueda acceder a su cuenta de WhatsApp, para ello deberá iniciar sesión en su cuenta de Facebook donde está asociada la cuenta WhatsApp, luego deberá ingresar a Optimify y dar inicio a la integración.

El almacenamiento de toda la multimedia, imágenes videos y notas de voz, así como mensajes y conversaciones de WhatsApp serán almacenados en Optimify conforme lo definido en el presente documento.

Todo envío de mensajes de WhatsApp estará limitado tanto por los planes de Optimify como por los límites establecidos por WhatsApp para cada cuenta.

Es responsabilidad del USUARIO realizar pruebas de configuración en campañas masivas automatizadas; el USUARIO debe planear y organizar adecuadamente los contenidos que desea programar en las campañas WhatsApp, Optimify no se hace responsable por el envío de información errónea que ha sido mal planificada y/o configurada por el USUARIO.

Este servicio se basa en una API o sistema de comunicación con plataformas o proveedores de terceros, por lo que este servicio siempre estará limitado por lo contenido en la sección “Enlaces a Sitios Web de Terceros” de los presentes términos y condiciones de servicio.

En el uso de este servicio, el USUARIO se compromete a acatar toda la normativa nacional en materia de protección y tratamiento de datos personales, Optimify solo permite el uso de las funcionalidades de su software para los fines de administración de la empresa siendo completa responsabilidad del USUARIO el manejo de datos e información dentro del software, así como la obtención de autorizaciones para el tratamiento de datos personales.

Servicio de CRM seguimiento de clientes

Este es un servicio que permite que los USUARIOS puedan gestionar de forma centralizada sus listados de contactos, el seguimiento se encuentra basado en recordatorios de seguimiento por servicio de cada cliente.

El CRM permite crear recordatorios de seguimiento, y en condiciones de uso normal el USUARIO podrá ver la lista de los clientes con recordatorios vencidos. El USUARIO deberá verificar permanentemente el correcto funcionamiento del módulo CRM, deberá auditar y confirmar que en todo momento los clientes que se muestran son todos los esperados, si sucede alguna inconsistencia de datos deberá reportarla inmediatamente por escrito al email de notificaciones de Optimify para su análisis.

Servicio de Almacenamiento

Servicio de almacenamiento comprende toda información, imágenes, audios, videos, historiales de seguimiento, multimedia y conversaciones de WhatsApp, datos y metadatos de la cuenta del USUARIO.

Cada plan de servicios que se ofrece a los USUARIOS , se ofertan con una capacidad de almacenamiento de información específica en el sistema, tenga en cuenta que superada dicha capacidad en su plan, si usted no adquiere capacidad de almacenamiento adicional, el sistema automáticamente eliminará la información de fecha más antigua para dar cabida a la información más reciente sin que esto sea un procedimiento reversible, por lo cual se le recomienda aplicar las medidas de administración de información que considere pertinentes. Optimify no responderá por la eliminación automática de información por cuenta de falta de capacidad de almacenamiento en el plan específico.

Lo pertinente en casos de falta de capacidad de almacenamiento es la compra de dicha capacidad, tenga en cuenta que, si adquiere un plan más pequeño luego de tener un plan más grande, es altamente probable que el nuevo plan no tenga la capacidad de almacenar toda la información de su cuenta, por lo que se ocasionará un borrado automático de información. En estos casos procede la compra de capacidad de almacenamiento conforme al volumen de información que usted desea conservar en el sistema.

De manera adicional debe tener en cuenta que cerrado el perfil por vencimiento del plazo de vigencia del plan adquirido, significa que no existe algún servicio ACTIVO de almacenamiento de información, por lo tanto, 15 días calendario después del vencimiento borra toda información, imágenes, audios, videos, historiales de seguimiento, multimedia y conversaciones de WhatsApp, datos y metadatos de la cuenta del USUARIO, acorde con las condiciones de licenciamiento, términos y condiciones aquí descritos.

Servicio de Conexión con Fanpages

La integración con Fanpages es un servicio exclusivo a través del cual Optimify se conecta con una o más páginas de Facebook configuradas por el USUARIO. El USUARIO podrá solicitar dicha conexión desde Optimify, y luego desde la página de Facebook podrá permitir o denegar dicha solicitud de conexión, para hacer efectiva la conexión, EL USUARIO deberá contar con acceso autorizado a la página de Facebook, utilizando los protocolos de comunicación segura establecidos directamente por Facebook, y desde allí, él mismo debe importar la información a Optimify, desde donde podrá gestionar la información, almacenarla o eliminarla en cualquier momento. El USUARIO podrá finalizar la integración directamente desde su Fanpage.

Servicio de Envío de Correos Electrónicos

Desde el Software Optimify los USUARIOS pueden hacer envío de emails (correos electrónicos) para lo cual deben iniciar el proceso de Autorización de Email Remitente desde el software. Optimify enviará al USUARIO una solicitud de autorización, esta autorización será sólo para permitir el envío de correos desde ese email, dicha solicitud llegará a la bandeja de entrada del email a autorizar. Una vez aprobada dicha solicitud, el USUARIO podrá realizar envíos de correos usando dicho email remitente. La autorización sólo permitirá el envío de correos por lo que Optimify no tendrá la capacidad tecnológica para acceder, consultar, visualizar, almacenar o recibir los mensajes, usuarios, contraseñas, ni ningún tipo de información de ese email autorizado, esta autorización es sólo para enviar nuevos mensajes a través de Optimify, tecnológicamente Optimify sólo podrá enviar y guardar los mensajes que el USUARIO haya enviado desde Optimify con ese email autorizado, Optimify no podrá acceder a los mensajes enviados o recibidos de dicho email autorizado.

En todo caso, siempre se sugiere al USUARIO crear un nuevo email y destinarlo solo para este servicio de Optimify.

Con esta autorización, el software permitirá el envío de correos por direccionamiento teniendo en cuenta que los correos serán enviados desde la dirección de correo propia del USUARIO. Optimify no almacena ninguna información respecto al envío o recepción de correos, lo único que se almacena serán los emails enviados por el USUARIO desde Optimify, información esta que se procesa y se trata conforme con los lineamientos de la política de protección de datos de la empresa que se encuentra disponible en el siguiente link: https://optimify.ai/politica-de-tratamiento-de-datos-personales/

Soporte a usuarios mediante Correo Electrónico

Optimify habilita un correo electrónico de soporte que funciona en horarios hábiles acorde con los usos horarios de Colombia, de 8:00 am a 12:00m y de 2:00 pm a 5:00 pm. El correo permitirá a los USUARIOS reportar fallas en las funcionalidades o formular dudas e inquietudes que tengan respecto del uso de la plataforma.

Optimify presta el servicio de soporte para corrección de errores e indisponibilidades de su software Optimify y pone a disposición tutoriales que están disponibles en La Biblioteca de Ayuda del Sistema, para el manejo del software por parte de los USUARIOS.

Deberes de los USUARIOS de Optimify
- Es deber de los USUARIOS reportar por escrito al email de notificaciones de Optimify cualquier novedad, error, inconsistencia de información, intermitencia o anomalía general que evidencie en Optimify.
- Es responsabilidad de los USUARIOS diligenciar con veracidad la información requerida en los formularios o páginas del sistema
- Es responsabilidad de los USUARIOS aportar los documentos legales actualizados según lo requerido en los formularios o páginas del sistema El USUARIO manifiesta que los documentos cargados en Optimify son originales y fieles a la realidad, expresa que son documentos que no han sido alterados o modificados, y son documentos que lo representan asimismo o a una empresa con la representa legalmente.
- Es responsabilidad de los USUARIOS el uso adecuado del software. Una vez el usuario acepta los Términos y Condiciones y la Política de tratamiento de datos personales, se entiende que se atiene íntegramente a las condiciones de uso expresadas en este documento.
- Los USUARIOS responden de manera exclusiva sobre la utilización del software y sobre el recibo, envío y alojamiento de imágenes y/o textos que en forma directa o indirecta se encuentren relacionados con actividades ilegales o delictivas, pornografía infantil, plagio, entre otras conductas y/o actividades ilícitas, o indebidas.
- Es responsabilidad exclusiva del USUARIO el uso que le dé a las funcionalidades puestas a su disposición, así como los resultados que obtenga y los documentos e información que expida con base en los mismos para el mismo o para su uso con terceros.
- Optimify no es un asesor, las funcionalidades habilitadas a través de la plataforma no deben ser interpretados bajo ningún concepto como algo diferente a una herramienta de trabajo. Adicionalmente, Optimify aclara que las funcionalidades habilitadas en su plataforma no están destinadas a ser utilizados como sustituto de ningún documento que deba ser revisado o verificado por un profesional o técnico del área específica.
- El USUARIO será el único responsable de los documentos que expida y de los perjuicios que pudiera causar a terceros por la información que produzca y utilice.

Usos Indebidos de Optimify

Se constituyen como violación de las condiciones de uso del software y Optimify se reserva el derecho de investigar, tomar las acciones legales correspondientes y cerrar las cuentas de usuario en los siguientes eventos:

La violación a las reglas establecidas en los “Términos y Condiciones” aquí señalados.
Fraude, intento de fraude o uso indebido o abusivo en el uso del software.
Violación a los derechos de propiedad intelectual o industrial, mediante cualquier conducta directa o indirecta que conlleve a la infracción.
Intentar acceder o hacer uso de la licencia sin autorización de Optimify, mediante la utilización de herramientas intrusivas (hacking), descifre de contraseñas, descubrimiento de vulnerabilidades o cualquier otro medio no permitido o ilegítimo.
Cualquier intento de reproducción, traducción, modificación, adaptación, descompilación, desensamblaje y aplicación de ingeniería inversa total o parcial sobre el software o sus funcionalidades.
El procesamiento ilegal de cualquier tipo de dato personal, la venta o transferencia del perfil de los usuarios a terceros.
Uso indebido de datos personales con el uso del software.
El uso comercial de la plataforma, su comercialización, uso empresarial sin la adquisición de la licencia empresarial correspondiente, sin el permiso o contrato correspondiente para la comercialización de productos Optimify.
Realizar publicidad de la plataforma sin el permiso expreso de Optimify acorde con sus planes de referidos o contratos de comercialización.
Uso del software de una manera inconsistente con cualquiera y todas las leyes y regulaciones aplicables.
La creación de identidades falsas o suplantación de la identidad de otros en la utilización de Optimify o de cualquiera de los servicios vinculados al mismo, incluyendo la utilización en su caso de contraseñas o claves de acceso de terceros o de cualquier otra forma.

Ley Aplicable y Jurisdicción

Todo lo relacionado con el cumplimiento y aplicación de los presentes términos y condiciones, se sujetará a las normas legales civiles y comerciales de la República de Colombia, en especial lo establecido en Estatuto del Consumidor Ley 1480 de 2011, normas que lo modifiquen o adicionen.

En caso de surgir controversias por concepto de la ejecución, prestación o terminación de los servicios, estas pueden ser resueltas de común acuerdo, en primera instancia, mediante los mecanismos de Mediación o Conciliación (MASC Mecanismo Alternativo de solución de Conflictos).

En todo caso de conformidad con lo establecido en las normas legales vigentes, los USUARIOS siempre podrán acudir directamente ante la justicia ordinaria de la República de Colombia para dirimir el conflicto o ante las autoridades competentes, entiéndase Superintendencia de Industria y Comercio o quién haga sus veces.

Aceptación de los Términos y Condiciones.

Los USUARIOS aceptan utilizar Optimify únicamente para fines legales. Al tener acceso o utilizar Optimify, los USUARIOS convienen y aceptan expresamente obligarse a todos los términos y condiciones establecidos en el presente documento y cumplir con los mismos.

Optimify se reserva el derecho de modificar los presentes Términos y Condiciones en cualquier momento, dichos Términos y Condiciones serán efectivos una vez sean publicados y se darán a conocer al USUARIO para su correspondiente aceptación. En caso de no estar de acuerdo con los nuevos términos y condiciones el USUARIO podrá proceder con la terminación de la licencia de uso usando la opción CERRAR CUENTA.

Propiedad Intelectual

El acceso y uso a Optimify y sus funcionalidades no otorga a ninguna clase de USUARIO, la adquisición de gravámenes, derechos o propiedad, incluida la propiedad intelectual sobre los elementos del software. Está prohibido a todos LOS USUARIOS copiar, modificar o crear servicios derivados de la página, sus servicios, así como la reproducción, traducción, modificación, adaptación, descompilación, desensamblaje y aplicación de ingeniería inversa total o parcial sobre el software, durante la vigencia de la relación comercial y legal ni después de su terminación por cualquier causa.

Marcas Comerciales

Las marcas o nombres comerciales que distinguen a Optimify, sus unidades de negocio y sus productos o servicios, le pertenecen a DIGITAL BUSINESS CENTER S.A.S. conforme a las normas vigentes.

Todas las marcas comerciales, marcas de servicio, nombres comerciales, logotipos u otras palabras o símbolos identificatorios de los productos, servicios o unidades de negocio, son y continuarán siendo propiedad exclusiva de DIGITAL BUSINESS CENTER S.A.S.

En tal virtud, no podrán ser utilizadas para fines privados o comerciales, ni copiados y/o divulgados por ningún medio por los USUARIOS o por un tercero sin la previa y expresa autorización de DIGITAL BUSINESS CENTER S.A.S.

De otro lado, LOS USUARIOS no adquieren por su condición, ningún derecho sobre las marcas.

Intentos de Fraude

Los USUARIOS quedan advertidos de que cualquier intento de fraude para el uso de la plataforma y en todo lo relacionado con un uso ilegal o intrusivo de la misma, podrá ser reportado a las autoridades competentes y prohibirse el ingreso, cancelarse los servicios y ser causal para el cierre de la cuenta del USUARIO independientemente de la reclamación por los daños y perjuicios causados a que haya lugar.

Edad Mínima para el Uso de Optimify

Optimify advierte que toda persona que se quiera registrar como USUARIO y adquirir los servicios ofertados en la aplicación debe tener al menos dieciocho (18) años.

Enlaces a Sitios Web de Terceros

Optimify redirecciona mediante API´s a sus USUARIOS a diferentes servicios de proveedores externos; una API es un mecanismo informático de comunicación entre Optimify y plataformas informáticas de otras empresas que ofrecen servicios a través de este medio de comunicación. Optimify advierte que no tiene control sobre los servicios de dichos proveedores y por tanto no se hace responsable de la disponibilidad de tal sitio ni se responsabiliza por fallas en su servicio. Así mismo, el uso de servicios de terceros podrá generar cargos adicionales para el USUARIO que deberán ser pagados por el USUARIO directamente al proveedor del API. Adicionalmente, al utilizar al servicio API del tercero a través de Optimify, los USUARIOS se someten sus términos y condiciones de servicio.

Fallas en los Sistemas

Optimify es un programa informático y al igual que todo programa informático NO ES INFALIBLE, puede ser objeto de hacking, ataques de fuerza bruta, denegación de servicios (Dos), Exposición de datos sensibles, Inyección SQL, Vulnerabilidades, Errores humanos, entre otros. Por lo anterior, Optimify no se responsabiliza por cualquier daño, perjuicio o pérdida de los USUARIOS causada por fallas en el sistema, en el servidor o en Internet o en las funcionalidades, Optimify tampoco será responsable por cualquier virus que pudiera infectar el dispositivo del usuario como consecuencia del acceso, uso o examen de su plataforma o a raíz de cualquier transferencia de datos, archivos, imágenes, textos, o audios contenidos en el mismo. LOS USUARIOS no podrán imputarle responsabilidad alguna ni exigir pago por lucro cesante, en virtud de perjuicios resultantes de dificultades técnicas o fallas en los sistemas o en Internet o en las funcionalidades. Optimify no garantiza el acceso y uso continuado o ininterrumpido de su plataforma. El sistema puede eventualmente no estar disponible debido a dificultades técnicas o fallas de Internet, o por cualquier otra circunstancia ajena a Optimify; en tales casos se procurará restablecerlo con la mayor celeridad posible sin que por ello pueda imputársele ningún tipo de responsabilidad.

Derechos de Autor

De conformidad con las disposiciones legales vigentes (Ley 23 de 1982 y Decisión 351 del Acuerdo de Cartagena y demás que puedan considerarse complementarias o aplicables) la información técnica, mapas, métodos, diseños, estudios, análisis, informes, códigos, documentos, aplicaciones, software, algoritmos, marcas, enseñas, nombres comerciales, fotografías, redacciones, contenidos de cada uno de los documentos e información y en general, materiales relacionados con derechos de autor, son protegidos por las normas sobre derechos de autor, según las cuales, salvo licencia o autorización expresa de su titular DIGITAL BUSINESS CENTER S.A.S., no pueden ser reproducidas en ninguna modalidad incluso audiovisual; transformadas, transliteradas, adaptadas, divulgadas, comunicadas públicamente mediante la ejecución, interpretación, radiodifusión, televisión, vídeo, redes globales de comunicación, distribuidas y, en general, explotadas por cualquier medio conocido o por conocer en el territorio colombiano y en el exterior, so pena de ser responsable civil y penalmente de infracción de derechos patrimoniales y/o morales de autor. LOS USUARIOS no adquieren por su condición, ningún derecho sobre las obras protegidas.

Domicilio

Para todos los efectos legales, el domicilio para la aplicación de los presentes términos y condiciones será la ciudad de Bucaramanga, Colombia.

NOTIFICACIONES

Los USUARIOS recibirán notificaciones por correo electrónico o por correo postal ordinario en la dirección que figure en los registros de Optimify.

Optimify recibirá notificaciones en la dirección y al correo electrónico que aparece en los siguientes datos de contacto.

Nombre o Razón Social	DIGITAL BUSINESS CENTER S.A.S.
NIT	901.348.397-1
Domicilio	BUCARAMANGA, COLOMBIA.
Dirección	Cra. 19 # 36 – 20 Oficina 602 Bucaramanga, Colombia
Correo Electrónico	info@optimify.ai
Teléfonos	+573160660000